Assistant de Direction - Mairie de Buc H/F - Fonction publique Territoriale

Rattaché(e) au Directeur du pôle travaux et cadre de vie, l'assistant(e) de direction travaille en étroite collaboration avec lui et son équipe afin d'apporter un appui administratif quotidien et assure la coordination administrative du département technique.

* Assister la direction sur le plan administratif dans le suivi de leurs dossiers et leur plan de charge par une aide permanente et proactive, avec relance le cas échéant de partenaires internes ou externes.
* Assurer l'accueil téléphonique et physique des administrés et partenaires.
* Enregistrer, dispatcher et classer le courrier.
* Rédiger et mettre en forme tout type de documents : courriers, notes, décisions, délibérations, compte-rendu et archiver les documents et dossiers.
* Enregistrer, suivre et répondre aux courriers, ou aux mails...
* Assurer le circuit de parapheurs.
* Préparer, suivre et diffuser les convocations et plannings des Commissions Communales de Sécurité Incendie en lien avec le SDIS (Service Départemental d'Incendie et de Secours).
* Assurer le suivi administratif des DT/DICT.
* Elaborer, rédiger et diffuser les arrêtés de travaux, de réglementation de la circulation, de voirie, d'évènementiels, autres.
* Gestion des demandes d'intervention auprès des Services Techniques : analyse de la demande, enregistrement et transmission.
* Préparation de bons de commande.
* Suivre les commandes de fournitures administratives de la direction.
* Tenir à jour le tableau de suivi du parc auto conjointement avec le Responsable du CTM.
* Gestion des dossiers d'assurances " dommages aux bien " et " flotte automobile ".
* Gestion des emprunts de clés.

* Organisation d'une collectivité.
* Sens du service public et de l'accueil du public.
* Respect de la confidentialité.
* Aptitudes rédactionnelles.
* Utilisation de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, exploiter efficacement internet...).
* Capacité à s'adapter rapidement (selon le temps, la demande du service et des élus).
* Travail en équipe et en autonomie.
* Discrétion, disponibilité, polyvalence.
* Sens de l'organisation, rigueur et méthode.
* Sens de l'initiative, force de proposition.