Gestionnaire de Scolarité Réf. 25682 H/F - Sorbonne Universite

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé.Au sein du DIADM, département du Collège doctoral de Sorbonne Université :

Localisation du poste : Campus des Cordeliers, 15 rue de l'École de Médecine 75006 Paris et 28 rue Serpente 75006 Paris

Fonctions : Gestionnaire de scolarité (vacation)
Emploi-type : J4C42 Technicien-ne en Gestion Administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD de 4 mois.
A pourvoir à compter du 15 septembre.

Missions :
Sous l'autorité de l'adjointe à la responsable du DIADM, le/la vacataire apporte son appui au gestionnaire de scolarité pour le traitement administratif des demandes des doctorantes, doctorants, candidates et candidats à l'HDR.

Activités principales :
Inscriptions :
Être en appui en gestion de scolarité en doctorat dont la phase d'admission a été préalablement validée :
- Vérifier les dossiers et les conditions d'inscription
- Vérifier les dossiers jusqu'à la validation de l'inscription
- Éditer des cartes et certificats de scolarité

Être en appui à la gestion des opérations comptables liées aux inscriptions en liaison avec la régisseuse :
- Calculer les droits d'inscription
- Effectuer les encaissements
- Signaler les besoins de régularisation
- Suivre les inscriptions et effectuer des relances auprès des doctorantes et doctorants
- Recevoir les doctorantes et doctorants et HDR dont l'inscription le nécessite

Organisation des soutenances et établissement du diplôme :
- Assurer les relances pour l'obtention du dossier de soutenance original
- Organiser des rendez-vous pour la remise du diplôme
- Réaliser des documents administratifs comme des attestations
- Vérifier des dossiers de diffusion et d'archivage électronique de la thèse en liaison avec le service des thèses de la bibliothèque
- Assurer l'archivage réglementaire des dossiers administratifs en liaison avec la direction des archives

Suivi des indicateurs :
- Renseigner la base de données et vérifier l'intégrité des saisies sur les logiciels dédiés
- Présenter des indicateurs spécifiques

Accompagner les usagers et usagères du DIADM :
- Assurer les rendez-vous avec les doctorantes et les doctorants, docteures et docteurs et les HDR
- Expliquer et faire appliquer les procédures spécifiques au doctorat
- Accompagner les doctorantes et doctorants dans l'écosystème du doctorat à Sorbonne Université
- Participer à l'animation des événements organisés par le Collège Doctoral

Activités Annexes :
- Diffuser l'information et contribuer à sa mise à jour

Experience : Débutant accepté

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques, Anglais (niveau B1 minimum), Disponibilité, discrétion et confidentialité, Aptitudes relationnelles avec le public, Réglementation de la scolarité, Aptitude à travailler en équipe, Rechercher l'information la vérifier et la classer, Capacité d'analyse, de synthèse et de résolution,Maîtriser expression orale et les tech. d'accueil, Utiliser des logiciels de bureautique, Capacité à hiérarchiser et à prioriser

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.