Gestionnaire de Scolarité Réf. 25682 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonctions : Gestionnaire de scolarité (vacation)
Emploi-type : J4C42 Technicien-ne en Gestion Administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD de 4 mois.

A pourvoir à compter du 15 septembre.

Missions :

Sous l'autorité de l'adjointe à la responsable du DIADM, le/la vacataire apporte son appui au gestionnaire de scolarité pour le traitement administratif des demandes des doctorantes, doctorants, candidates et candidats à l'HDR.

Activités principales :

Inscriptions :
Être en appui en gestion de scolarité en doctorat dont la phase d'admission a été préalablement validée :
- Vérifier les dossiers et les conditions d'inscription
- Vérifier les dossiers jusqu'à la validation de l'inscription
- Éditer des cartes et certificats de scolarité

Être en appui à la gestion des opérations comptables liées aux inscriptions en liaison avec la régisseuse :
- Calculer les droits d'inscription
- Effectuer les encaissements
- Signaler les besoins de régularisation
- Suivre les inscriptions et effectuer des relances auprès des doctorantes et doctorants
- Recevoir les doctorantes et doctorants et HDR dont l'inscription le nécessite

Organisation des soutenances et établissement du diplôme :
- Assurer les relances pour l'obtention du dossier de soutenance original
- Organiser des rendez-vous pour la remise du diplôme
- Réaliser des documents administratifs comme des attestations
- Vérifier des dossiers de diffusion et d'archivage électronique de la thèse en liaison avec le service des thèses de la bibliothèque
- Assurer l'archivage réglementaire des dossiers administratifs en liaison avec la direction des archives

Suivi des indicateurs :
- Renseigner la base de données et vérifier l'intégrité des saisies sur les logiciels dédiés
- Présenter des indicateurs spécifiques

Accompagner les usagers et usagères du DIADM :
- Assurer les rendez-vous avec les doctorantes et les doctorants, docteures et docteurs et les HDR
- Expliquer et faire appliquer les procédures spécifiques au doctorat
- Accompagner les doctorantes et doctorants dans l'écosystème du doctorat à Sorbonne Université
- Participer à l'animation des événements organisés par le Collège Doctoral

Activités Annexes :
- Diffuser l'information et contribuer à sa mise à jour

Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation de la scolarité
- Réglementation applicable à la formation doctorale en France
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Connaitre les droits et obligations des agent-es publics

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Savoir-faire :
- Capacité à appréhender les enjeux des dossiers traités
- Capacité d'analyse, de synthèse et de résolution des problèmes
- Capacité à interagir avec les structures dédiées au doctorat
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser
- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Savoir s'exprimer et comprendre à l'écrit et à l'oral l'anglais de façon claire et concise (niveau B1 minimum souhaité)
- Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d'information de l'université (ex : Adum, Apogée...)
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie, proposer des améliorations
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie et en lien avec les gestionnaires de scolarité
et du personnel administratif des écoles doctorales

Savoir être :
- Aptitudes relationnelles avec le public et dans l'environnement professionnel
- Aptitude à travailler en équipe
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l'organisation et de la coordination
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Polyvalence et capacité d'adaptation
- Sens de l'accueil et du service public