Assistant Administratif H/F - Pôle Emploi

Résumé du Poste
Au sein de la société OTODO, acteur innovant dans le domaine du SMART ENERGY, vous jouez un rôle clé dans le bon déroulement des opérations administratives.
En tant qu'assistant(e) de gestion opérationnelle, vous assurez le suivi des dossiers d'installation via l'ERP MyCEE, de la facturation au dépôt des dossiers. Vous êtes garant(e) de la fluidité et de la fiabilité du processus administratif.
Mission Principale
- Gestion et suivi des dossiers clients dans l'ERP MyCEE
- Constitution des lots de factures
- Génération de la facturation
- Soumission de la facture à l'Administrateur de biens pour signature
- Suivi et relance des signatures
- Constitution des lots de dépôts
- Envoi des lots pour contrôle

Mission Annexe

- Participation à l'amélioration continue des process de suivi des dossiers
Compétences Requises
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec rigueur
- Aisance relationnelle et sens du service client
- Compétences dans l'optimisation des processus
- Capacité à travailler en autonomie tout en collaborant efficacement avec les équipes
Qualifications
- Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou équivalent
- Une première expérience dans un poste similaire est un plus

Compétences Techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint)
- Maîtrise impérative d' Excel
- Familiarité avec les ERP (idéalement MyCEE ou équivalent)
- Capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils numériques
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Qualités Personnelles
- Autonomie, rigueur et sens des responsabilités
- Esprit d'initiative et proactivité
- Capacité à remonter les alertes et à proposer des solutions
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Bonne gestion du stress et des priorités

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser le traitement des commandes, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Renseigner, mettre à jour une documentation technique, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Programmation informatique

Liste des qualités professionnelles :
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.