Assistant·e de Direction - C.C.A.S. Bordeaux H/F - Fonction publique Territoriale

La Direction Génération Seniors et Autonomie (DGSA) du CCAS de la Ville de Bordeaux recherche un.e assistant.e de direction au sein de son service prévention et accompagnement de l'autonomie.

Sous la responsabilité directe du.de la directeur.rice adjoint.e et responsable du service Prévention et Accompagnement de l'Autonomie, l'assistant.e de direction apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Il.elle travaille en transversalité avec l'assistant.e de direction afin d'assurer la continuité du secrétariat et la gestion des dossiers de l'équipe de Direction.

Les missions principales sont les suivantes :

Organisation de la vie professionnelle du.de la directeur.rice adjointe et responsable du service Prévention et Accompagnement de l'Autonomie :

- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités,
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Organiser les déplacements.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers/notes,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

Prise en charge de dossiers thématiques en lien avec le.la directeur.rice adjointe et responsable du service Prévention et Accompagnement de l'Autonomie :

- Assister le.la directeur.rice adjointe et responsable du service Prévention et Accompagnement de l'Autonomie dans la mise en ½uvre des projets de la Direction.

Organisation et planification des réunions :

- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le.la directeur.rice adjointe et responsable du service Prévention et Accompagnement de l'Autonomie,
- Rédiger les comptes rendus.

Fonctionner en polyvalence avec l'assistante de direction :

- Assurer la continuité de service,
- Vérifier la complétude et la mise en forme des dossiers mis à la signature de la Direction.

Piloter la mise à jour et l'harmonisation de l'arborescence réseau des assistants.es de direction en vue d'un projet élargi à tous les services de la Direction.

Vous pouvez également être amené.e à participer aux actions de la DGSA durant les périodes de crises sanitaires (canicule, plan grand froid...) ainsi qu'aux événements et manifestations organisés par la Direction (semaine bleue, semaine lutte contre l'isolement...).

Vous maîtrisez les outils bureautiques ainsi que le logiciel métier Maarch, et possédez les techniques de secrétariat.

Vous avez connaissance du fonctionnement et enjeux de la collectivité ainsi que de nos structures partenaires.

Vous avez de grandes capacités rédactionnelles et savez être rigoureux.se dans vos écrits (courriers, mails, comptes-rendus, notes).

Vos qualités relationnelles, votre sens de l'organisation et de la confidentialité, ainsi que votre goût du travail en équipe sont des atouts essentiels pour mener à bien vos missions.