Agent Administratif et d'Accueil - Ccas de Rosny-Sous-Bois H/F - Fonction publique Territoriale

L'agent est chargé du secrétariat du service, de l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, des familles et des professionnels, ainsi que de la prise de rendez-vous pour le service transport.

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et gérer les demandes

?Accueil physique et téléphonique des personnes,
?Conseiller et orienter le public,
?Evaluer si les situations peuvent être prises en charge par le service,
?Transmettre les informations aux collègues et partenaires concernés, les renseigner,
?Prendre les rendez-vous des personnes pour les chauffeurs accompagnateurs du transport,
?Ecouter le répondeur et traiter les demandes.

Assurer la gestion administrative du service

?Créer et gérer les dossiers administratifs des personnes accompagnées,
?Effectuer les cahiers de liaisons,
?Gérer les signatures parapheur,
?Rédiger et envoyer les courriers aux personnes accompagnées,
? Gérer les stocks et passer les commandes pour le matériel des aides à domicile et auxiliaires de soins,
?Passer les commandes pour le matériel des personnes accompagnées isolées,
?Prendre des rendez-vous médicaux pour les bénéficiaires du transport si besoin,
?Mettre à jour le listing des clés des personnes accompagnées,
?Gérer les clés et les badges des locaux,
?Gérer le logiciel Deister et l'armoire à clés,
?Gérer le logiciel Domatel et les QR-codes,
?Remplir les divers tableaux de bord sur l'activité du service,
?Compléter la plateforme Résid-ESSMS de façon hebdomadaire,
?Renouveler les demandes de prises en charge, réaliser et transmettre les courriers aux médecins traitants puis à la CPAM,
?Vérifier mensuellement les factures d'essence de la flotte automobile,
?Assurer les demandes et le suivi des travaux réalisés en interne,
?Préparer les réunions de service et rédiger les comptes-rendus,
?Commander le personnel intérimaire et suivre les contrats,
?Dupliquer, en fin d'année, tous les supports nécessaires à la bonne marche du service,
?Assurer le bon déroulement des archives,
?Effectuer les astreintes téléphoniques.

Participer à l'organisation du service et aider à son amélioration

?Participer aux réunions de services,
?Participer à l'amélioration de la qualité du service rendu en apportant des suggestions,
?Développer ses capacités personnelles de travail en participant aux formations,
?Participer à l'élaboration des Procédures et des fiches techniques.

- CAP-BEP secrétariat
Connaissances :

?Connaître les techniques d'accueil du public,
?Savoir conseiller les personnes âgées et les personnes en situation de handicap,
?Avoir des connaissances sur le public âgé et le vieillissement,
?Savoir évaluer les situations rapportées par les aides à domicile, les auxiliaires de soins et le personnel du service,
?Connaitre les termes médicaux techniques,
?Connaitre les procédures administratives,
?Savoir mettre en ½uvre des solutions appropriées.

Compétences techniques :

?Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, Outlook),
?Savoir rédiger et mettre en forme des écrits professionnels,
?Maitriser l'orthographe et les techniques de secrétariat,
?Savoir utiliser le logiciel MILLESIME,
?Connaitre les protocoles d'archivage,
?Savoir faire des transmissions informations.

Compétences comportementales :

?Être rigoureux et organisé,
?Être autonome et disponible,
?Être patient et diplomate,
?Être respectueux de la personne,
?Avoir le sens de l'écoute et du contact,
?Être discret et respecter la confidentialité,
?Savoir travailler en équipe,
?Savoir prendre du recul.