Secrétaire-Assistant Administratif - Conseil Départemental de la Haute-Saône H/F - Fonction publique Territoriale
- Vesoul - 70
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
- Gestion administrative de 2 services
- Gestion des agendas et plannings des congés, organisation de réunions, accueil téléphonique et physique
- Travail de bureautique
- Suivi des activités et des projets
- Instruction de dossiers (aides au famille et FSL)
Missions principales :
1. Suivi des activités et projets du pôle de direction (chargés de mission, directrice adjointe, château de Ray-sur-Saône) et des services Education-Jeunesse et sports, et Habitat-Fonds Social Européen.
Gérer le courrier et les mails de la boîte contact
Assurer l'accueil téléphonique et physique de la MDAT
Réservations des véhicules de services et des salles de réunion
Organiser les agendas et les plannings des congés
Organiser les réunions (prises de contact, invitations, préparation de dossiers, logistiques d'accueil...)
Gestion des parapheurs : notes, rapport BP-CP, PowerPoint, GED
Rédiger des comptes rendus
Mise en page des courriers, notes, rapports...
Inscription de crédits dans IDGA
Organiser le classement
Contribuer à l'activité générale du pôle direction et du service
Appui du pôle accompagnement des populations (instruction des dossiers d'aides aux familles et FSL)
Assurer le relais avec l'assistante de la directrice durant ses périodes de congés et participer à la continuité des missions du secrétariat (congés...) : travail en binôme et suppléance.
- Missions secondaires :
Suivi des imprimantes (commande toner, appel assistance...)
Prendre occasionnellement des réservations en périodes d'ouverture du Château de Ray sur-Saône
Le profil recherché
Compétences et profil
Maîtrise de l'outil informatique
Techniques de secrétariat (prise de notes, bases de données, publipostages) et numérique (GED et e-parapheurs, intranet, internet...)
Expression orale et écrite de qualité (orthographe et grammaire)
Connaissance de l'organisation de la Collectivité
Capacité d'organisation et d'adaptation
Rigueur, réactivité
Sens du service public
Discrétion et respect des obligations de confidentialité