Secrétaire pour la Direction des Soins H/F - Pôle Emploi

Missions

Organisation, pour le coordonnateur général des soins, de la qualité et la gestion des risques, de la réception, du traitement et de la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés au service ou au suivi des dossiers.
Organisation de la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...).
Assurer l'accueil et le secrétariat du service.
Activités

Accueil physique et téléphonique des personnes (patients, usagers, familles, agents,.).
Gestion des stocks de produits et de matériels (saisie, suivi, contrôle des commandes : pour la qualité et le BSI également).
Organisation des réunions, visites, séminaires, commissions spécialisées en lien avec la direction des soins
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents.
Prise de rendez-vous/gestion des agendas.
Elaboration, adaptation et optimisation du planning de travail, de rendez-vous, de visites.
Reproduction et diffusion de documents.
Traitement des courriers, et documents et/ou transmission à la DRH (enregistrement, tri, traitement,
diffusion, archivage).
Organisation et classement des données, des informations, des documents de diverses natures.
Définition, mise à jour et application d'un plan de classement et d'archivage, d'un système de gestion documentaire.
Rédaction et mise en forme des courriers et documents relatifs à son domaine de compétence.
Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger le compte-rendu.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Ouvrier spécialisé

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.