Secrétaire pour le Multi Accueil H/F - Pôle Emploi

La secrétaire au multi accueil, outre la fonction d'accueil téléphonique et d'ouverture de la structure à l'arrivée du public, assure un rôle de gestion des recettes de la structure (paiement des factures de présence).

Elle assure également des tâches administratives et collabore avec l'équipe au sujet des informations sur la présence des enfants dont elle a eu connaissance (mail, téléphone) afin d'optimiser l'accueil des enfants et répondre aux sollicitations des parents

Missions

Gestion financière

Suivi des présences des enfants, pointage et contrôle des présences des enfants avant établissement des factures dans le logiciel BELAMI
Contrôle des paiements
Suivi des encaissements sur le compte DFT
Envoi hebdomadaire des données du compte au services des finances
Etablissement des bordereaux d'encaissement (chèques bancaires et chèques Cesu)
Envoi des chèques bancaires à la Trésorerie du GHRMSA
Enregistrement sur le compte dématérialisé des Chèques Cesu
Suivi des frais de gestion des chèques Cesu à envoyer au service des finances
Contrôle de l'adéquation des contrats aux présences constatées
Suivi sur le Compte Belami des statistiques financières CAF
Répondre aux demandes du service des finances si demande de données statistiques complémentaires

Traitement de données informatiques

Entrée des contrats après validation de la responsable
Entrée des données de présence mensuellement pour les plannings variables
Etablissement des contrats en collaboration avec la responsable de la structure
Etablissement des factures et envoi
Assurer des fonctions de secrétariat (dactylographier les comptes rendus, courriers pour l'équipe d'encadrement).
Accueil

- Assurer l'accueil téléphonique, et l'accueil du public
- Assurer la sécurité des enfants en étant vigilante lors de l'ouverture de la porte d'entrée
- Donner les informations générales et orienter les parents selon leur demande (rendez-vous avec les puéricultrices ou la directrice)

Relations externes
- Travailler en étroite collaboration avec la direction des finances et le trésor public.

Horaires :

Lundi et mercredi : 8h30 à 12h30

Mardi et jeudi : 13h30 à 17h30

Vendredi : 8h30 à 12h

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Ouvrier spécialisé

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.