Office Manager Coordinateur H/F - Carta, Reichen et Robert Associes

L'agence Carta-Reichen&Robert Associés est une agence internationale d'architecture et d'urbanisme d'une centaine de collaborateurs, implantée à Paris, Marseille, Nice, Rabat, Genève. Elle conçoit et réalise dans toute la France et dans les pays limitrophes, des projets de toute nature et à toutes les échelles : urbanisme de grand territoire, infrastructure de transport, équipements culturel, éducatifs, judiciaires, sportifs, équipements commerciaux, réindustrialisation de territoires, logements, bureaux.

La Direction Générale Déléguée apporte son appui aux processus de production de l'agence pilotés par les Responsables d'Atelier et fournit aux Président et Directeur Général les éléments nécessaires pour le pilotage général de l'agence.
L'agence utilise un Enterprise Ressource Planning (ERP) *, Akuiteo, qui contient toutes les données nécessaires au management de l'entreprise pour l'ensemble de l'agence. Il est utilisé dans tous les sites.

- Il.elle accueille les nouveau collaborateurs.ices et participe à son intégration sur le périmètre de Marseille et Nice. Il.elle relaie les RDV de visite médicale, il.elle relaie tous les besoins en recrutement, les grandes campagnes d'entretien et prévisionnel des congés.
- Il intervient dans Akuiteo pour la gestion des temps dans l'ERP et pour les éventuelles adaptations nécessaires
- Il.elle est le relai pour toutes les informations RH (montantes et descendantes)
- Il.elle distribue les Tickets Restaurant
- Il.elle assurera le relais entre les opérationnels de Marseille et Nice et les fonctions supports basés à Paris.
- Il.elle assure l'enregistrement dans Akuiteo des commandes, contrats, conformément aux process de l'agence, communiqués par la DAF.
- Il.elle s'assure de la conformité des factures aux commandes fournisseurs et les transmet à la comptabilité de l'Agence pour comptabilisation et paiement.
- Il.elle établit les factures clients, en binôme avec l'assistante administrative et en relation avec la comptable clients de Paris, suit leur règlement et les éventuelles relances (en coordination avec les managers de projets)

Experience : 10 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser et contrôler un approvisionnement, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Relayer de l'information, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.