Assistant de Direction - Université de Rouen Normandie H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSION PRINCIPALE

Assurer des fonctions d'assistant(e) de direction pour la DGS, et le cas échéant, pour le Président et l'équipe de direction en appui.

ACTIVITES ASSOCIEES

Mission 1 : Secrétariat et assistance administrative

Secrétariat
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'étage de la Présidence
- Assurer la gestion de la messagerie ****@****.**
- Enregistrement du courrier, transmission et archivage (en lien avec le Cabinet du Président)
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Gestion du circuit des parapheurs (en collaboration avec le Cabinet du Président), des conventions, des demandes de délégations de signature
- Gestion du planning des salles des bâtiments 26A et 26B (en collaboration avec le Cabinet du Président) et assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité ou de la manifestation
- Assurer la gestion des agendas de la DGS et des DGS adjoint(e)s et en contrôler les échéances
- Organiser les réunions pilotées par la DGS et les DGS adjoint(e)s et rédiger le compte-rendu le cas échéant
- Rédiger et mettre en forme tout type de document

Assistance administrative
- Assurer le suivi RH des directeurs des affaires générales, des directeurs administratifs de composante et des agents placés sous la responsabilité de la DGS (suivi de carrière, des entretiens professionnels, des congés)
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Mettre en place les procédures adaptées au service (procédure de suivi des actions, cahier et plan des charges...)
- Créer des outils administratifs au fil de l'eau de l'évolution des besoins du service (rétroplanning annuel, tableau de bord de suivi des actions en cours...)
- Assister la direction sur des missions ponctuelles (organigrammes, rapports d'activité...)
- Répondre aux demandes d'information des autres services et directions et de l'extérieur

Mission 2 : encadrer l'équipe accueil - courrier - reprographie - parc automobile
- Encadrer le responsable du service courrier - reprographie (qui encadre lui-même un agent), l'agent d'accueil du bâtiment et le gestionnaire du parc automobile.

Mission 3 : appui à la gestion budgétaire En cas d'absence de la gestionnaire, assurer la continuité du service :
- Réaliser des actes de gestion administrative et financière selon les procédures applicables
- Collecter, contrôler et traiter les pièces justificatives pour les opérations de gestion
- Assurer le suivi des commandes, des services faits valorisés, et des missions professionnelles sur le logiciel SIFAC.

Fiche de postehttps://nousrejoindre.univ-rouen.fr/offres-demploi/

COMPETENCES PRINCIPALES

Savoir / connaissances
- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'une université
- Excellente expression écrite et orale, avec une maîtrise des normes rédactionnelles
- Connaissance des outils de gestion financière (SIFAC)
- Connaissance des outils de gestion des absences (OHRIS)
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, courrier électronique
- Langue anglaise si possible (A1 à A2)
Afficher la suite
Savoir faire / compétences opérationnelles
- Savoir planifier et respecter les délais
- Savoir gérer l'activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité : Drive, Evento (programmation de réunions), BBB (visioconférence)...

Savoir être / compétences comportementales
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Sens du relationnel
- Rigueur et fiabilité
- Réactivité et adaptabilité face aux imprévus
- Esprit d'initiative et autonomie dans la gestion des missions confiées
- Travailler en équipe