Assistant de Direction - C.C.A.S. de Dunkerque H/F - Fonction publique Territoriale

Dunkerque poursuit l'objectif d'être une ville plus humaine, attentive à chacun.
Son Centre Communal d'Action Sociale pilote des projets structurants pour répondre aux besoins essentiels des Dunkerquois.es et agit avec ses partenaires, pour les personnes les plus vulnérables (personnes âgées non autonomes, personnes rencontrant des difficultés sociales...).
Le CCAS de Dunkerque est un établissement public administratif de plus de 250 agents, doté d'un budget de plus de 15 M.

Le secrétariat de direction (2 agents) vient en appui de la direction (un directeur, deux directeurs adjoints) et plus largement de l'ensemble de l'équipe du " siège " du CCAS pour des missions d'organisation de la direction, de gestion administrative de l'établissement et de suivi de certaines instances ou démarches.

VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN
- ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DE LA DIRECTION ET DES SERVICES

Vous gérez l'agenda du directeur et des directeurs adjoints.
Vous organisez et planifiez les réunions de la direction ainsi que des différents services.
Vous préparez et consolidez les dossiers relatifs aux réunions.
- ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE

Vous assurez l'accueil téléphonique de la direction.
Vous réceptionnez les courriers et mails entrants et assurez le suivi des réponses en lien avec la direction.
Vous assurez la fluidité du circuit de signature des documents (parapheurs papier en particulier).
Vous assurez le classement et l'archivage de dossiers.
Vous gérez les stocks et les commandes de fournitures et de matériels.
Vous suivez certains dossiers, projets et activités de l'ensemble de la structure.
- SUIVI DE DEMARCHES ET INSTANCES

Vous rédigez et mettez en forme tous types d'écrits professionnels : courriers, notes, comptes-rendus...
Vous élaborez des supports et documents de présentation des activités du CCAS.
Vous suivez des dossiers, projets et activités du CCAS.
Vous participez à la préparation et au suivi des COPIL avec les élus.
Vous participez à la préparation et au suivi des conseils d'administration.
Vous réalisez des démarches spécifiques à la demande de l'équipe de direction.
Vous êtes le relais d'informations entre la direction et les autres services de la collectivité, et services compétents.
Vous êtes la correspondante CCAS pour certaines démarches transversales

PROFIL RECHERCHÉ

Vous avez une expérience en gestion administrative, vous êtes polyvalent.e et vous aimez le travail pluridisciplinaire.

COMPÉTENCES CLÉS

SAVOIR-ETRE

- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Qualités relationnelles, écoute, patience
- Sens du travail en équipe
- Organisation et anticipation
- Autonomie

SAVOIR-FAIRE

- Qualités rédactionnelles
- Gestion du stress
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, Power-Point)
- Maîtrise des outils de suivi de courriers (Elise)

COMPETENCES APPRECIEES

- Connaissances de l'environnement et du fonctionnement du CCAS