Assistante ou Assistant de Direction - Secrétariat du Directeur de Cabinet H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 1
Domaine(s) fonctionnel(s)
Administration générale
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type
Assistant de direction / ADM005A

Vos activités principales :
Gestion de l'agenda, du suivi des dossiers et des parapheurs du directeur de cabinet - en intérim pour le préfet
Filtrage des appels téléphoniques
Gestion des boites de messageries fonctionnelles
Préparation et organisation des déplacements du directeur de cabinet en lien avec les chauffeurs
Gestion des échanges électroniques des dossiers de soins sans consentement avec l'ARS
Assistante CHORUS-DT des membres du corps préfectoral et agents du cabinet (Ordres de mission et états de frais de déplacements)
Gestion des fournitures et commande d'enveloppes pour le cabinet
Préparation des dossiers du directeur de cabinet
Contribution au déploiement du parapheur électronique dans le service
Contacts et prises de rendez-vous avec les parlementaires, élus ou administrés
Préparation et organisation de réunions
Rédaction de divers courriers simples (convocations aux réunions, courriers d'invitation, courriers de remerciements...)
Préparation des menus, cavaliers et plan de tables pour l'hôtel préfectoral
Préparation et suivi des permanences et congés des membres du corps préfectoral
Préparation hebdomadaire et diffusion du tableau de permanence des services du département
Participation à la préparation des voyages officiels (PR-PM-ministres) en lien avec le BRE et l'hôtel préfectoral
Secrétariat ponctuellement du directeur des sécurités
Préparation arrivée et secrétariat des stagiaires (INSP, affaires maritimes, etc.)
Polyvalence avec le secrétariat du secrétaire général et secrétariat du préfet

Votre environnement professionnel
Activités du service
gestion de l'agenda et suivi des dossiers et parapheurs du directeur de cabinet et du préfet
organisation des déplacements officiels
pilotage de la communication interministérielle
pilotage des politiques de sécurité publique, civile et routière
suivi des interventions et courriers simples
Composition et effectifs du service
40
Liaisons hiérarchiques
Directeur de cabinet; préfet pour les périodes d'intérim
Liaisons fonctionnelles
Directeur de cabinet, préfet, secrétaire général, directeur des sécurités, services de la préfecture et services extérieurs

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel / niveau expert - à acquérir
Savoir-faire
Savoir s'organiser / niveau expert - requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe / niveau pratique - requis
Savoir-être
Savoir s'adapter / niveau expert - requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
S'avoir s'exprimer oralement / niveau pratique - à acquérir

Durée attendue sur le poste : 3 ans
Vos perspectives :
Poste très polyvalent valorisable dans l'ensemble des services de l'État et des partenaires ou dans le secteur privé

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Contraintes horaires (articulation avec le secrétariat du préfet pour garantir une continuité de service)
Disponibilité
Discrétion
Réactivité