Secretaire Assistant·e au Controle H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Encadrement : non

Activités principales :

- Accueil (physique et téléphonique), information et orientation des usagers se présentant sur le site en l'absence de l'agent d'accueil ;
- Traitement de données simples ;
- Saisie dans les systèmes d'information et réseaux communs (notamment wiki't, sipsi, rupco, cartes BTP...) ;
- Gestion du courrier, de la messagerie électronique de l'unité de contrôle et des dossiers, suivi des instances et des échéanciers ;
- Classement et archivage ;
- Mise en forme des courriers et procédures et relecture attentive ;
- Gestion des agendas ; prise des RDV ;
- Organisation et appui matériel à l'activité des agents de l'unité de contrôle ;
- Logistique opérationnelle du fonctionnement de l'unité de contrôle d'un site détaché, gestion des fournitures en lien avec le service logistique de l'unité départementale.

Activités liées à l'appui au contrôle :

- Rédaction de courriers, préparation de réponses écrites aux usagers ;
- Rédaction de documents d'analyse, de synthèse, de relevés de conclusion et de comptes rendus ;
- Premier niveau de recherche documentaire ;
- Suivi pénal ;
- Élaboration et mise à jour d'outils de suivi ;
- Appui à la définition et à la mise en oeuvre d'actions collectives de contrôle ;
- Contrôle de complétude des dossiers de demandes transmis aux agents de contrôle par les usagers (plans de retrait amiante, licenciements de salariés protégés) ;
- Contrôle de conformité administrative de certaines obligations des entreprises (ex : élection CSE) ;
- Exploitation des données sur les déclarations de détachement ;
- Participation à la remontée des informations dans le cadre des bilans des actions de contrôle.

Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail :
Connaissance de l'environnement professionnel

Pour candidater, veuillezjoindre un CV et une lettre de motivation, en précisant l'intitulé et la référence de l'offre à :

Mme Myriam SAVIO - directrice départementale

M. Stanislas MARCELJA - directeur départemental adjoint
Tel : **.**.**.**.** - Mail : ****@****.**

M. Pascal CASANOVA - référent RH
****@****.**

Si fonctionnairejoindre également votre dernier arrêté de changement d'échelon et vos 3 derniers comptes-rendus d'entretien professionnel (CREP)

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...).
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Connaissances :
- Droit du travail et droit conventionnel A
- Connaitre les procédures et les méthodes relatives au contrôle pour apporter un appui efficace M
- Connaître les techniques de recherche et les ressources documentaires A
- Connaitre les méthodes et procédures d'archivage des documents M

Savoir être :
- Sens des relations humaines***
- Sens du service public***
- Travailler en équipe**
- Savoir s'organiser****
- Faire preuve de rigueur***
- Faire preuve de discrétion professionnelle***
- Capacité d'adaptation***

Savoir-faire :
- Travailler en équipe M
- Savoir apporter une assistance administrative E
- Utiliser les applications informatiques spécifiques et les outils bureautiques M
- Mettre en forme, exploiter, interpréter des éléments chiffrés M
- Rédiger des documents internes ou administratifs M
- Sens de l'organisation A