Secrétaire de Direction H/F - Caisse d Assurance Retraite et de la San

LA CARSAT SUD-EST RECRUTE ! 1 Secrétaire de Direction (H/F) CDI

RÉMUNÉRATION / NIVEAU
28 124 € bruts annuels sur 14 mois/ Niv. 4A

LIEU DE TRAVAIL
Marseille (Siège 13005)

DATE LIMITE DE CANDIDATURE
31/07/2025

DATE DE PRISE DE POSTE
1er Octobre

La Direction des risques professionnels recrute un(e) Secrétaire de Direction pour le secteur Expertise (Département Pilotage, Expertise et Offre de Services) et le secteur Corse (Département intervention), situé à MARSEILLE.

Sous la responsabilité de l'Ingénieur Conseil Responsable du secteur Corse, il/elle assure la gestion administrative des 2 secteurs. Il/elle prend également en charge l'ensemble des opérations de traitement, de transmission et de classement des informations essentielles au bon fonctionnement des deux équipes.
avec à une répartition de l'activité, à hauteur de 50 % pour chaque équipe.

#QUELLES
SERONT VOS MISSIONS ?

Le/la secrétaire de Direction exercera les missions principales suivantes, pour les secteurs Expertise et Corse :

Relire, corriger, mettre en forme les courriers de l'équipe, les transmettre aux entreprises.
Assurer la traçabilité de la transmission des courriers au travers d'un chrono et en les enregistrant dans un outil dédié de traitement des courriers.
Assurer le suivi des courriers sortants et les relances.
Réceptionner les courriers entrants notamment les réponses des entreprises, les transmettre au préventeur concerné, les scanner et les rattacher dans l'outil dédié.
Mettre en forme les différentes productions de l'équipe (les contrats de prévention, présentation PPT.)
Gérer les demandes d'Intervention (enregistrement, transmission,.).
Organiser et participer aux réunions d'équipes ainsi qu'à celles des référents techniques (réserver la salle, envoyer les invitations, élaborer les ordres du jour et les comptes rendus, suivre la mise en oeuvre des décisions,.).
Assister le secteur dans le suivi des activités et des tableaux de bord associés.
Assurer la gestion du suivi administratif porté aux AT significatifs ou mortels dont le secteur expertise à la charge de l'enquête.
Assister l'Ingénieur Conseil Manager dans la gestion administrative du secteur.
Gérer les commandes (fournitures, EPI, cartes visite, mobilier.) et les demandes de maintenance informatique pour l'équipe.
Réserver les billets de transport (avion, bateau,) lors des déplacements Continent-Corse, Corse-Continent, et apporter son assistance à la recherche d'hôtels et billets pour les déplacements sur le continent.
Gérer les relations internes et externes du responsable et de l'équipe (tenir à jour le tableau de suivi budgétaire de fonctionnement, planning des congés, notes d'opportunité, accueillir les visiteurs, répondre au téléphone,.).
Tenir à jour des tableaux de performance du secteur (suivi des AT, contrats, DI, activités du secteur, frais, contre visites BTP, extraction du suivi injonctions,.).
Participer aux réunions du collectif des secrétaires pour partager les pratiques métiers ainsi qu'aux réunions plénières.
Participer aux suppléances des secrétariats des autres secteurs en cas d'absence.
Participer à la préparation des réunions de Comité Technique Régional et élaborer les procès-verbaux des réunions.

Votre PROFIL :
Vous êtes titulaire d'un Bac +2 en secrétariat ou assistanat de Direction et justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire,

vous :
êtes à l'aise avec les outils bureautiques (Pack Office), les outils collaboratifs (Teams...) et les tableaux de bord
avez des aptitudes organisationnelles et relationnelles
êtes vigilant(e) sur vos écrits
savez faire remonter les informations nécessaires grâce à un esprit de synthèse et des qualités rédactionnelles
savez respecter les règles de confidentialité et de secret professionnel
faites preuve de rigueur, d'autonomie et de disponibilité
savez anticiper et vous êtes réactif(ve)

Experience : 2 An(s)

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités générales de sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.