Assistant de Direction en CDI à Villejuif 94 Secteur du BTP H/F - Dynamis - Interim

Dans le cadre d'une création de poste, vous serez un véritable soutien au Directeur d'agence (votre N+1) et aux conducteurs de travaux. Vous travaillerez en binôme avec une autre Assistante de Direction en vous partageant les dossiers et tâches à traiter. L'effectif de la structure est de 46 collaborateurs.

Missions principales :

1. Travaux / Exploitation / Administratif :
- Répondre aux appels d'offres et assurer le suivi des dossiers.
- Gestion administrative des fournisseurs et prestataires / sous-traitants : rédactions des contrats et des avenants, déclarations fiscales et autres, commande des EPI et des matériaux nécessaires, mise en place des cautions bancaires.
- Participer à l'ouverture de chantiers et assurer le suivi administratif correspondant.
- Facturer les clients et assurer le traitement pour l'envoi du DOE.
- Contribuer au renseignement de la partie administrative des PPSPS selon les directives du service travaux.

2. Fournisseurs / Comptabilité / Gestion :
- Saisir les bons de commandes sur le système.
- Contrôler et rapprocher les factures de frais généraux et des factures des fournisseurs, prestataires / sous-traitants / agences d'intérim, puis assurer leur classement.
- Assurer le suivi du circuit de validation et du règlement des factures, en collaboration avec le Directeur d'agence et la comptabilité.
- Assurer une bonne relation avec différents interlocuteurs.
- Gérer les notes de frais et les roulages des équipes opérationnelles.

3. Assistanat d'agence / Gestion administrative RH :
- Assurer l'accueil des personnes en agence qu'elles soient internes ou externes à l'entreprise.
- Assurer le secrétariat du Directeur d'agence (répondre aux appels, planifier les RDV, gérer les courriers).
- Gérer l'administration du personnel (rédaction du contrat de travail et d'alternance, saisie des arrêts de travail, des demandes de congés, gestion des assurances et mutuelles).
- Saisir les heures réalisées du personnel sur l'ERP et transmission au service paie.
- Suivi des heures des intérimaires.
- Gérer avec le Directeur le plan de formation et s'assurer des formations obligatoires pour les équipes.

Poste en CDI à pourvoir rapidement
Statut ETAM aux 38h
Horaires : du lundi au jeudi 8h-16h ou 9h-17h / vendredi 8h-15h ou 9h-16h

Profil :
Formation : Bac +2 minimum en assistanat ou gestion d'une PME/PMI.
Expérience préalable dans un poste similaire d'au moins 5 ans, idéalement dans le secteur de la construction/rénovation.
Excellentes compétences en communication écrite et orale.
La maîtrise du pack informatique indispensable.

Qualités recherchées :
- Savoir travailler de manière autonome et gérer les priorités.
- Organisation, rigueur et avoir le souci du détail.
- Être en capacité à travailler dans un environnement mouvant et à respecter les délais.
- Avoir un bon esprit d'équipe et une aptitude à collaborer avec différents interlocuteurs.
- Faire preuve de discrétion et respect de la confidentialité.

Vous aurez la possibilité de vous épanouir dans un environnement de travail stimulant.

Avantages :
- Participation sur le résultat
- 13ème mois
- Congés payés par la caisse du BTP à 30% de plus que le tarif normal
- Tickets restaurant (11 €)
- Formation et accompagnement dans votre prise de poste avec binômage
- Parking en sous-sol

Processus de recrutement : entretien en présentiel avec le Directeur d'agence (votre N+1) et le Directeur Général

Si ce poste vous intéresse et que vous vous retrouvez dans cette annonce, n'hésitez plus : postulez !

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.