Secrétaire de Circonscription Ien 1Er Degré - Douai Waziers H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Positionnement du poste dans l'organisation :
- Le(la) secrétaire de circonscription est placé(e) sous l'autorité de l'inspecteur(trice) de la circonscription.

Missions / activités principales :

Garantir un accueil efficace et une communication bienveillante avec les agents, les usagers et les partenaires :
- Pouvoir apporter un premier niveau de réponse dans le cadre fourni par l'IEN
- Rendre compte à l'IEN

Assurer la gestion matérielle et administrative du fonctionnement de la circonscription :
- Gérer le remplacement au sein de la circonscription et en collaboration avec les secrétariats des circonscriptions voisines et du bassin
- Tenir à jour le planning des remplaçants sur ARIA
- Gérer administrativement le service minimum d'accueil, les grèves, les demandes de dérogation, les stages de réussite, les stages massés, les compléments de décharge
- Trier, classer, archiver les documents et informations

Assurer la circulation de l'information interne et externe :
- Réceptionner le courrier (papier et mail) et vérifier les messages (écrits et oraux)
- Répondre aux appels téléphoniques
- Répondre aux demandes dans le cadre fourni par l'IEN

Rédiger des documents administratifs et techniques (courriers, comptes rendus...)

- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Avoir des capacités d'anticipation, d'analyse, de synthèse et de réactivité
- Avoir un bon niveau d'orthographe et des qualités rédactionnelles
- Maîtriser les règles de présentation et de transmission du courrier administratif
- Maîtriser les outils et techniques, bureautiques et informatiques
- Maîtriser l'expression orale et les techniques de communication
- Connaître l'administration et son organisation
- Savoir analyser les demandes et renseigner de manière simple et précise
- Avoir le sens du service public
- Faire preuve de conscience professionnelle
- Observer la réserve liée à la fonction
- Avoir le sens de la hiérarchie et faire preuve de loyauté
- Avoir de bonnes qualités relationnelles et l'esprit d'équipe