Bfc 514 - Standardiste - Region Bourgogne Franche-Comte H/F - Fonction publique Territoriale

La Direction des Moyens généraux est en charge du pilotage des moyens techniques, financiers et logistiques nécessaires au bon fonctionnement de la Région Bourgogne-Franche-Comté. Son périmètre d'intervention comprend la gestion patrimoniale et immobilière des sites administratifs et des autres sites immobiliers hors Établissements Publics Locaux d'Enseignement (80 000 m2 sur l'ensemble du territoire de Bourgogne-Franche-Comté).
Ses missions sont constituées également au quotidien de l'accueil physique et téléphonique des usagers, les moyens de reprographie, la gestion de la flotte automobile, le transport des élus, la logistique interne, les réceptions, la maintenance et la sécurité des locaux.

Travailler au sein de cette direction, c'est assurer au quotidien de bonnes conditions de travail aux agents et aux élus régionaux dans un environnement de travail en évolution.
Le standard téléphonique du Conseil régional reçoit en moyenne 7500 appels mensuels.

Sous la responsabilité du chef de service, la/le titulaire du poste travaillera au sein d'une équipe de 4 personnes, et sera chargé.e d'assurer la continuité de service au sein du standard téléphonique, de représenter l'image de la collectivité auprès des interlocuteurs, de réaliser une veille active sur les actualités de la collectivité.
La personne recrutée assurera la continuité de service de l'accueil physique des bâtiments en cas de besoin.

DESCRIPTIF DU POSTE
ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE

Prendre en charge les appels téléphoniques
Réceptionner, identifier et orienter les appels téléphoniques vers le bon interlocuteur et les mettre en relation
Identifier la demande quand elle n'est pas exprimée
Renseigner les intervenants extérieurs
Assurer une mission de première information du public (heures d'ouverture, accueil du public, moyen de transport le plus adapté pour faciliter l'accès aux sites de la Collectivité, adresse du site Internet...)
Faire patienter et gérer les attentes (ne pas perdre d'appels) lorsque le poste est occupé
En cas d'absence, noter le message à transmettre ou réorienter son interlocuteur sur une messagerie vocale ou un secrétariat
Connaître l'emploi du temps des collègues et ainsi répondre précisément aux demandes

ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES
Réaliser une veille active sur les actualités de la collectivité (dossiers d'actualité, les grands événements qui peuvent générer des afflux d'appels...) de manière à orienter les interlocuteurs
En cas d'anomalie, remonter les informations à l'équipe Intranet pour la mise à jour de l'organigramme et/ou de l'annuaire téléphonique de la Collectivité
Mettre en place des fiches de procédure

COMMUNICATION
Gérer les situations difficiles au téléphone
Faire preuve de discrétion et adapter son comportement et sa posture en fonction des situations rencontrées

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES ATTENDUES
Accueil téléphonique
Fonctionnement de la collectivité
Règles et procédures internes

APTITUDES REQUISES
Adaptabilité aux situations nouvelles
Relations usagers, communication
Sens du travail en équipe
Qualité d'expression orale
Outils bureautiques

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Le poste est localisé à Besançon.

Amplitude horaire 8H30 17H30, avec continuité de service sur la pause méridienne (sous forme de roulement)

La Région Bourgogne-Franche-Comté lutte contre toutes les formes de discriminations et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelles, dans le respect des textes qui régissent le statut de la fonction publique.