Assistante Administrative - Conseil Départemental des Yvelines H/F - Fonction publique Territoriale

Le Département des Yvelines est un acteur social de proximité de premier ordre au bénéfice des personnes âgées, des personnes handicapées, de la famille et de l'enfance. Les Territoires d'Action Départementale (TAD) sont chargés de déployer sur un territoire donné les politiques sociales du Département. Ils sont le point de contact privilégié entre les Yvelinois et les services sociaux sous compétence départementale.

Chaque TAD dispose de structures d'accueil réparties sur son territoire (sites administratifs, secteurs d'action sociale, de PMI, de planification familiale, etc.) et compte des équipes pluridisciplinaires (puéricultrices, assistants de service social, médecins, éducateurs spécialisés, psychologues, sage-femme, agents administratifs, référents logistiques...) chargées de traduire en actes la politique de solidarité du Département.

L'Assistant Administratif du PAIS exerce sa mission, sous l'autorité du chef de service.
Au sein d'une équipe de travailleurs sociaux, il participe au suivi et à la gestion des dossiers des personnes et des familles. Il possède des compétences confirmées en bureautique et outils de communication, notamment la maîtrise des outils métier qui tracent l'ensemble des actes posés par les professionnels et les usagers.

L'Assistant Administratif du PAIS est en charge notamment des missions suivantes :
Gérer des demandes transférées par l'accueil au titre du niveau 2 :
- Remplacer occasionnellement les chargés d'accueil
- Réceptionner et traiter l'information
- Appuyer si nécessaire les professionnels dans la gestion des prises de rendez-vous
- Faire le lien avec le TS, chef de service et chargé administratif sur les informations traitées

Suivre et gérer des dossiers liés à l'accompagnement des personnes notamment des bénéficiaires du RSA en étroite collaboration avec le TS :
- Saisir les données sur Solis (changement d'adresse des usagers, changement de situation familiale)
- Saisir les nouveaux usagers et les rendez-vous des usagers sur la GRC.

Consulter les files actives sur le logiciel Papyrus
- Faire le lien avec les partenaires si nécessaire dans le cadre de l'accompagnement (information sur les situations).
- Classer les courriers, dossiers et activités liées à la gestion de l'accompagnement.
- Classer et archiver des documents selon la réglementation en vigueur.

Participer aux projets territoriaux :
- Actualiser la base de données des partenaires contenus dans la GRC.
- Relayer l'information en interne : informer les travailleurs sociaux de nouvelles informations provenant des partenaires (coordonnées, horaires de fonctionnement ou information concernant un usager.
- Participer à l'organisation des actions collectives : préparation des invitations, envoi, remplissage de la feuille de présence et préparation des supports d'information.
- Participer au fonctionnement de l'organisation du service : réunion d'équipes etc.

Titulaire d'un diplôme en gestion administrative, Bac ou Bac +2 (souhaité)

Savoir-faire :
- Connaissance de l'organisation et des services du département ;
- Compréhension des modalités d'intervention et des outils départementaux en matière d'aide sociale
- Maîtrise des outils informatiques et notamment du Pack Office. Idéalement : SOLIS

Savoir-être :
- Capacité d'écoute, d'adaptation et de prise de recul ;
- Savoir prendre des initiatives, rechercher et relayer l'information ;
- Etre apte à travailler en équipe ;
- Disposer de capacités rédactionnelles avérées ;
- Savoir respecter les obligations de confidentialité et de discrétion ;
- Tenir les délais imposés par le cadre réglementaire ;
- Avoir le sens du service public.