Gestionnaire du Courrier et Achats - Vanves H/F - Fonction publique Territoriale

Mission :
Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure le gestion du courrier et la gestion des fournitures administratives et petit matériel (pour la Direction générale).

Activités :

GESTION DU COURRIER
Missions opérationnelles :
* Réceptionner (boîtes aux lettres et La Poste), trier, numériser, enregistrer et distribuer le courrier entrant
* Constituer le parapheur des notes et le suivi des signatures
* Assurer les dépôts et reprises des parapheurs et suivre le circuit en interne
* Dispatcher les abonnements « presse »
* Préparer et affranchir le courrier sortant en optimisant les coûts postaux
* Préparer le Bac à courriers pour le départ Poste
* Gérer les recommandés avec accusé de réception (entrant et sortant)
* Gérer la boîte de messagerie « formulaire contact secrétariat général » et assurer la bonne direction des emails reçus
Autres tâches :
* Etre l'interlocuteur privilégié dans les relations avec la Poste et autres fournisseurs liés à la mission du courrier
* Contribuer à l'optimisation des processus existants, ainsi qu'au développement du nouvel outil numérique de gestion du courrier « Maarch »
* Suivre la maintenance des équipements de numérisation et des évolutions des outils dédiés (logiciel courrier, machine à affranchir) et alerter sur les dysfonctionnements,
* Assurer une formalisation de l'organisation de ses missions et la formation de binôme pour permettre son remplacement pendant les périodes d'absence
* Proposer des améliorations des process et sensibiliser aux bonnes pratiques
* Rendre compte de l'activité « courrier » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord

ACHATS
Assurer la gestion des achats de fournitures administratives et petit matériel (pour la direction générale) :
* Gérer et suivre les stocks (consommables, fournitures de bureau)
* Passer les commandes nécessaires
* Assurer le suivi des livraisons et la bonne réception des fournitures
* Manutention des fournitures et des ramettes de papier
* Suivre les périodes de commande et les factures
* Préparation des commandes des services et distribution
* Assurer la maintenance de 1er niveau des copieurs multifonctions
* Suivre le budget alloué (courrier et fournitures)
* Rendre compte de l'activité « achats » par la présentation de statistiques, de tableaux de bord

SECRETARIAT GENERAL
Remplacement de l'assistante administrative pendant ses absences

Conditions d'exercice :
* Prise de fonction souhaitée : 1er septembre
* Horaires : 38h hebdomadaires. Ponctuellement horaires décalés pour afflux exceptionnel (élections, invitations protocole)
* Cadre d'emploi : Adjoint administratif
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
* Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
* Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d'entreprise ou service de livraison de repas sur site.
* Politique active de formation des agents

Compétences et aptitudes :

* Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, ponctualité, discrétion, respect de la confidentialité disponibilité
* Maîtrise courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciel Documalis/Maarch, Ciril)
* Sens du travail en équipe
* Bonne forme physique
* Station debout prolongée