Secrétaire Pédagogique Département Mt2e H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

ACCUEIL DES USAGERS DE L'IUT
· Accueillir par tout biais (physiquement, téléphoniquement, courriel), les usagers, les personnels externes et internes.
·Informer et orienter les étudiants, les enseignants et les personnels administratifs techniques pour toute question relative à l'organisation administrative du département, de l'IUT.

SUIVI PEDAGOGIQUE DES ETUDIANTS
· Informer les étudiants du BUT MT2E sur le fonctionnement de la formation.
· Suivi des stages sur ESUP Stage et soutenances
· Gérer les inscriptions pédagogiques (PEGASE)
· Préparer les examens : reproduction de sujets, préparation des salles et soutenances
· Organiser les pré-jurys et jurys, saisie des notes PEGASE
· Établir les PV de jurys, les relevés de notes, les attestations de réussite
· Suivre les différentes étapes de ParcourSup, E-candidat, Campus France, etc.
· Suivre les contrats d'apprentissage en lien avec le CFA partenaire (suivi des absences, suivi des heures d'enseignements, attestations d'assiduité)
· Suivre les étudiants en échange à l'international
· Suivre les contrats de formation continue avec le service FC/VAE
· Mise à jour des maquettes de formation sur Phenix.
· Ajouter ou modifier les cours sur ADE
· Mise à jour des tableaux de bords
· Gestion des absences
· Information des étudiants via e-learning

GESTION DU BUDGET DES FORMATIONS
· Suivre le budget du département, Passer et suivre les commandes du département
· Gérer les déplacements des enseignants
· Faire les demandes d'achat et ordre de missions selon les procédures
· Assurer le service fait (réception et vérification des commandes)

ORGANISATION ET VIE DU DÉPARTEMENT
· Être en charge de la gestion logistique
· Aider à la préparation/organisation de la JPO, remise diplômes et autres événements du département en lien avec la promotion de la formation.
· Gérer le services des enseignants (prévisionnel et service fait)
· Suivre le tableau de gestion des vacataires du département
· Planifier et modéliser les activités de l'emploi du temps des formations
· Participer à la mise à jour des brochures de formations sur Phénix
· Gérer les missions (réservation, ordre de mission, etc.)
· Participer aux conseils de perfectionnement, comités de pilotage, conseils du département et réunions d'Institut
· Gérer les statistiques et les plannings généraux du département

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de gestion pédagogique (ex : Pégase, Phenix, ADE, Esup stage etc.).
- Bonne capacité rédactionnelle et orthographe irréprochable.
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Bon relationnel, diplomatie et sens du service.
- Discrétion et respect de la confidentialité des données.