Adjoint·e en Gestion Administrative - Accueil - Secrétariat - Scolarité H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

ACTIVITES ESSENTIELLES :

Accueil et Appui administratif à l'activité du Service :
- Assurer l'accueil physique dans les locaux du SUC
- Gérer l'accueil et le suivi via téléphone et emails
- Organiser les réunions, participer, rédiger les prises de notes et les comptes-rendus
Suivi des activités pédagogiques :
- Gérer et suivre les inscriptions aux ateliers et stages via la plateforme internet du Service
- Organiser et suivre les activités en lien avec les artistes, compagnies, partenaires culturels, suivi administratif des engagements
- Suivre la rémunération des intervenants : constitution et vérification des dossiers de recrutement, suivi et transmission des états liquidatifs des heures effectuées
- Créer et mettre à jour des bases de données

Suivi de la scolarité :
- Gérer les pratiques validées : élaboration du tableau des modalités de contrôle des connaissances, réalisation des fiches descriptives et techniques des UE libres et UE PPE (Projet Professionnel de l'étudiant) et transmission à la direction de la Formation ; accompagnement des étudiants et des encadrants pour l'évaluation dans les cursus ; centralisation et transmission des notes ; travail régulier avec les services scolarité et secrétariats de filières ; organisation des épreuves pour les examens de seconde session.
- Suivre les évolutions dans les filières d'enseignement notamment en matière de validation des pratiques artistiques dans les cursus pour que le service soit en conformité avec les règlements de l'établissement

Autres missions :
- Accueillir du public lors des manifestations culturelles organisées par le SUC
- Apporter un soutien logistique à l'organisation des événements
- Gérer et réserver l'espace d'accueil du SUC
- Maintenir le lien avec les associations étudiantes
- Relayer et publier les informations sur les réseaux sociaux

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances :
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Culture internet, utilisation des réseaux sociaux
- Techniques de communication

Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir trier et archiver les informations
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
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Compétences comportementales :
- Autonomie, réactivité, adaptabilité,
- Travail en équipe,
- Prise de parole en public, sens de l'accueil
- Savoir rendre compte