Assistant Administratif de Direction - Commune de Saint Paul H/F - Fonction publique Territoriale

L'assistant(e) administratif(ve) de direction accompagne le directeur/la directrice afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec lui/elle, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.

Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

*Activités principales

Accueil et agenda :

- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous
- Gérer l'agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...)
- Préparer et organiser la logistique des événements professionnels
- Préparer, contrôler et suivre les dossiers en cours

Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation :

- Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Rendre compte de l'avancement de son travail
- Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
- En lien avec l'assistante administrative, assurer le suivi des factures, BC, BL...

Communication :

- Rédiger des supports de communication (notes, courriers, rapports, comptes rendus...)
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne/externe
- Gestion, vérification et mise à la signature des parapheurs, gestion et suivi de Cindoc

*Activités ponctuelles

- Participer à l'organisation des recrutements, formations, au suivi administratif du personnel
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers

*Activités spécifiques

- Déplacement sur le réseau de lecture publique et dans les services de la collectivité
- Déplacements occasionnels sur le territoire et hors du territoire, et auprès des partenaires
- Mobilisation dans le cadre du dispositif de sécurité civile et de l'organisation des élections

*Formations et qualifications demandées

- Expérience dans le domaine de compétence
- Compétences rédactionnelles et informatiques (bureautique, multimédia, internet)
- Permis B

*Savoir

- Connaissance dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat et de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...) et logiciels spécifiques

*Savoir-faire

- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Appliquer les principes de rédaction administrative
- Construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Rédiger des PV, notes, comptes rendus

*Savoir-être

- Rigueur, sens de l'organisation, esprit d'initiative
- Sens de la communication et du relationnel, confidentialité, respect de la hiérarchie
- Réactivité, souplesse, disponibilité, diplomatie
- Polyvalence, dynamisme, motivation, culture générale
- Neutralité, objectivité, discrétion, ponctualité, assiduité