Université Lyon 1 - Adjoint en Gestion Administrative H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Ce poste se situe à l'interface de trois grands ensembles d'acteurs : les étudiant·e·s, les formateur·rice·s (universitaires et professionnel·le·s), et les services administratifs de l'Université.

En tant qu'assistant·e, vous apportez un appui fonctionnel à la gestion courante des formations. Vos missions sont variées, transversales, et essentielles au bon déroulement de l'activité pédagogique.

Vos missions principales :
- Vous assurez l'accueil physique des différents publics : étudiant·e·s, intervenant·e·s universitaires et professionnel·le·s.
- Vous participez à la gestion des stocks et des commandes : demande de devis, saisie des demandes d'achat, traitement du service fait.
- Vous saisissez et mettez en forme des documents divers (mails aux intervenants, certificats administratifs...) et en assurez la diffusion.
- Vous préparez et soldez les missions des intervenant·e·s extérieurs.
- Vous contrôlez et suivez l'assiduité des apprenti·e·s ou des salarié·e·s en contrat de professionnalisation.
- Vous apportez un appui à l'organisation des examens : récupération des sujets, présence lors des surveillances.
- Vous soutenez l'organisation logistique des soutenances : convocation des étudiant·e·s et des membres du jury.
- Vous assurez la gestion des emplois du temps.
- Vous alimentez les tableaux de suivi partagés, notamment les fichiers de promotions, tableaux de notes et suivis financiers.
- Vous apportez un soutien logistique au fonctionnement quotidien du service, ainsi qu'à l'occasion des événements qu'il organise (Rencontres des Pros, remise de diplômes, journées portes ouvertes...).

Compétences attendues :
- Vous savez accueillir les interlocuteur·rice·s avec professionnalisme et prendre des messages de manière fiable.
- Vous utilisez avec aisance les outils de bureautique : Word, Excel, Outlook.
- Vous êtes capable de rédiger des courriers et des mails clairs et structurés.
- Vous savez rendre compte de votre activité de manière rigoureuse.
- Vous appréciez le travail en équipe et vous y investissez activement.
- Vous avez envie d'apprendre et de monter en compétences dans un environnement stimulant.

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Savoir être :
- Vous avez le sens des responsabilités et de l'engagement dans vos missions.
- Vous êtes organisé·e et savez gérer votre temps et vos priorités.
- Vous faites preuve d'un bon relationnel, à l'écoute des besoins de vos interlocuteur·rice·s.
- Votre curiosité intellectuelle vous permet de vous adapter et d'évoluer avec agilité.