Agent Instructeur - Etat Civil - Mairie de Maisons-Laffitte H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein de la Direction des Affaires Générales et placé(e) sous la responsabilité de la Directrice du Service, vous assurez par roulement l'accueil physique et téléphonique du public, l'instruction des dossiers sur les missions de la direction : Etat civil, démarches administratives et citoyennes.

Etat Civil :
- Courrier : réceptionner, enregistrer et traiter
- Mise à jour des registres : traiter les différentes mentions. Réaliser la saisie informatique et apposition
manuscrite
- Dossiers de mariage : accueillir les futurs époux du retrait du dossier de mariage, à l'enregistrement du projet.
Préparation du dossier en amont de la célébration. Assister l'élu lors de la cérémonie
- Dresser les déclarations et les actes d'état civil : Naissances, reconnaissances, décès, mariages, changement de
nom et prénoms
- Enregistrement des demandes relatives aux PACS : accueillir les futurs du retrait du dossier, à l'enregistrement
du projet. Préparer le dossier en amont de la célébration de PACS. Assister l'élu lors de la cérémonie.
- Enregistrer les demandes de modification ou dissolution de PACS
- Délivrer des actes : traiter les demandes d'actes par internet et COMEDEC, par courrier et lors de l'accueil du
public

Elections :
- Recevoir les inscriptions, réaliser les radiations et changements d'adresse sur la liste électorale
- Participer aux travaux relatifs à la révision de la liste électorale
- Préparer et participer aux divers scrutins

Affaires Générales et Militaires :
- Recevoir et instruire les demandes de CNI et passeport (remise des dossiers, transmission en préfecture), sur
les stations biométriques. Gestion des retours des titres et remise
- Traiter les demandes de certification matérielle de signature, copies conformes, attestations de vie commune,
certificats de vie, de résidence...
- Enregistrer le recensement des jeunes pour la liste militaire, établir le tableau trimestriel et enregistrer les
recensements extérieurs

SAVOIRS
- Connaitre et appliquer la législation en vigueur afférentes aux diverses compétences du service en matière :
d'état civil, élections, citoyens (recensement militaire), Affaires Générales : CNI, passeports, légalisation de
signature, remise de documents administratifs
- Maîtriser les outils informatiques, les logiciels métiers (état civil, élections, citoyen, cimetière), la messagerie
Outlook
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Accueillir, renseigner le public et gérer les comportements difficiles

SAVOIRS-FAIRE
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rédiger des courriers simples, mettre en forme et présenter des dossiers, trier, archiver
- Savoir gérer son temps
- Savoir détecter les anomalies ou dysfonctionnements et les signaler au responsable

SAVOIRS-ETRE
- Autonomie, rigueur, efficacité
- Neutralité, devoir de confidentialité
- Sens aigu du service public et du travail en équipe. Respect de la hiérarchie
- Avoir des qualités relationnelles et d'écoute
- Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pics d'activité liés à la clôture des listes électorales,
préparation des scrutins électoraux)

FORMATION
- Niveau Bac, BEP, CAP, diplôme administratif.