Assistant de Direction H/F - Universite D'orleans

Mission

Affecté(e) au sein de la Direction Générale des Services (DGS) de l'université d'Orléans, votre mission consiste à assister la Directrice Générale des Services dans l'organisation quotidienne du travail.

Activités principales

Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, votre rôle consiste à :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction Générale des Services ;

- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;

- Gérer la boite mail fonctionnelle de la Directrice Générale des Services : classer, orienter et archiver les mails, assurer une alerte le cas échéant auprès de la DGS, transmettre des réponses de premier niveau ;

- Assurer la gestion de l'agenda de la DGS : programmer les rendez-vous, réunions et temps de travail ;

- Organiser la prise en charge des déplacements de la DGS : traitement des ordres de mission, des réservations pour les déplacements et hébergements, le remboursement des frais de mission ;

- Organiser, préparer les réunions et suivre les étapes en découlant : agenda, logistique, sollicitation des intervenants, préparation des dossiers et rédaction des PV de décision ou comptes-rendus ;

- Gérer la mise à la signature des documents et le suivi des parapheurs ;

- Rédiger et/ou mettre en forme des courriers et des notes de service ;

- Assurer la transmission des informations auprès des différents responsables de l'établissement et tenir à jour les listes de diffusion ;

- Alimenter et mettre à jour les pages Intranet de la Direction Générale des Services ;

- Participer au déploiement de la démarche qualité Services Publics + ;

- Organiser et gérer le classement des documents ;

- Gérer le stock de fournitures de bureau et les commandes ;

- Elaborer et mettre à jour des fiches de procédure pour les activités traitées ;

- Traiter des dossiers ponctuels.

Le poste implique des relations étroites et fréquentes avec le cabinet du Président et les secrétariats des directions centrales ainsi qu'avec les tutelles et les partenaires institutionnels (Rectorat, Ministère, organismes de recherche, collectivités.)

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Maîtrise des outils bureautiques, Maîtrise des outils informatiques, Rédiger et mettre en forme un document,Analyser /Hiérarchiser / Diffuser des informations, Organiser une réunion, Planifier et organiser un agenda, Être réactif et savoir gérer les priorités

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.