Assistant·e Ingénieur·e en Gestion Administrative H/F - Institut National Sciences Appliquees

Le service des affaires générales et juridiques assure des missions institutionnelles et juridiques. Il prépare les réunions du conseil d'administration et en assure le suivi. Il organise les élections des conseils centraux. Il veille à la régularité juridique des contrats et l'ensemble des actes administratifs de l'établissement. Il exerce également une mission de conseil auprès de la direction et des services. Il instruit les disciplinaires, précontentieux et contentieux.
Le service de prévention assure la prévention des dangers susceptibles de compromettre la santé ou la sécurité des agents et des usagers de l'INSA Strasbourg. Il intervient par ailleurs dans les enquêtes administratives concernant des risques psychosociaux ou des violences sexistes et sexuelles. Il est également en relation avec les associations étudiantes afin de les aider dans l'organisation de leurs événements.

Mission principale :
Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance juridique, technique et logistique auprès de la responsable des affaires générales et juridiques et de la conseillère de prévention ; contribuer à l'instruction des dossiers, et assurer la coordination de commissions d'enquête ; ainsi que participer à
l'élaboration des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans les domaines concernés.
50% de l'emploi au sein du service de prévention et 50% au sein du service des affaires générales et juridiques.

Activités principales :
- Réaliser des enquêtes administratives en en assurant la coordination de la commission
- Réaliser des accueils sécurité au cours de l'année à destination des nouveaux arrivants
- Participer à la préparation, à l'organisation et au suivi des réunions du conseil d'administration et du bureau, assurer le secrétariat de séance
- Participer à la préparation, à l'organisation administrative et logistique des élections des instances de l'école et des représentants étudiants au CNESER
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, technique et/ou administrative
- Effectuer des recherches documentaires techniques / juridiques
- Participer à la rédaction d'actes (décisions, notes.) et de courriers
- Appui documentaire lors de la mise en place de nouvelles machines sur les plateformes d'enseignement
- Mettre à jour le document unique d'évaluation des risques
- Mettre à jour les documents internes (liste des personnels formés « Sauveteurs Secouristes du Travail » et « Premiers Secours en Santé Mentale », conduite à tenir en cas d'accidents, guide d'évacuation,.)
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Élaborer des fiches de procédure
- Mise en place et suivi d'indicateurs
- Veille juridique, notamment en matière de santé et sécurité
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des contrats notamment
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions
- Assurer le soutien logistique de l'activité des services
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Contrôler les échéances

Connaissances, savoirs :
- Connaissances juridiques générales
- Modes de fonctionnement administratifs
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
Savoir-faire :
- Savoir rédiger un écrit administratif / juridique
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Recherche d'informations
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Capacité de synthèse à l'écrit comme à l'oral
- Capacité rédactionnelle

Experience : Débutant accepté

Compétences : Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques, Classer des documents

Langues : Anglais souhaité, Espagnol souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur