Attaché de Direction - Executive Assistant M H/F - IESEG

L'IÉSEG est une Grande École de Management, reconnue pour son excellence académique et sa dimension internationale. Avec un effectif de plus de 600 salariés permanents et 8450 étudiants répartis sur ses campus de Lille et Paris, l'IESEG est classée à la 23ème place des meilleurs Masters in Management 2024 au niveau international, et 6ème meilleure école française par le Financial Times.

Rejoindre l'IÉSEG c'est :
- Intégrer une organisation engagée en matière de RSE, avec des valeurs fortes et un projet d'entreprise porteur de sens,
- Évoluer dans un environnement multi-culturel et en mouvement permanent,
- Accompagner le développement de l'école,
- Développer ses compétences.L'IÉSEG recrute pour son service de Gestion des Enseignants, sur le campus de Lille un(e) :

Attaché de Direction (F/H)

Executive Assistant (F/M)

Rattaché(e) à la Dean de Faculté et Recherche et à la Directrice Déléguée INP (DDINP), L'Executive Assistant.e a pour mission de faciliter, organiser et optimiser la gestion administrative de la Direction Faculté & Recherche, en lien direct avec les différents interlocuteurs internes et externes (Professeurs, Faculty Managers, INP, autres directions de l'Ecole...). Pour cela vous aurez pour missions :

Gestion et coordination administrative
- Organiser l'agenda de la Direction en planifiant les temps forts, réunions, événements via Doodle, FindTime...
- Préparer, suivre et mettre à disposition les documents préparatoires aux réunions : notes, rapports, supports de communication, historiques...
- Suivre des échéances, relancer et coordonner les parties prenantes.

Organisation d'événements et de réunions
- Assurer la préparation logistique et organisationnelle des événements clés de la Direction (réunions stratégiques, séminaires, ateliers...).
- Etre force de proposition sur les formats des événements et coordonner les Rencontres Faculty : définition des formats, réservations, timing...
- Organiser les grands rendez-vous annuels Intervenants Non Permanents (réunions biannuelles, webinaires) et assurer le suivi logistique.

Communication interne et externe
- Rédiger, envoyer et suivre les communications à destination des Faculty & INP
- Contribuer à la mise à jour des supports institutionnels et des politiques (ex : politique de remboursement des frais).
- Suivre l'historique des sujets traités, mettre à jour les documents/rapports/ comptes rendus et gérer l'archivage des dossiers
- Etre force de proposition et participer à l'écriture de la communication externe sur l'activité Faculty & Research : contenus LinkedIn, diffusion d'informations...

Soutien aux projets stratégiques de la Direction
- Participer activement au suivi et à la coordination des projets transverses : staffing, allocation de ressources, rémunération...
- Collaborer sur la mise à jour et la gestion des données nécessaires aux arbitrages (data analysis, synthèse, reporting).
- Suivre les affectations de bureaux pour les professeurs permanents, en lien avec la Dean.

Votre Profil :
- De formation Bac +2/3, vous justifiez de minimum 3 ans d'expérience dans la gestion administrative, idéalement acquise dans le domaine de l'Enseignement Supérieur,
- Vous possédez un bon niveau d'anglais vous permettant d'échanger à l'écrit et à l'oral avec vos différents interlocuteurs internationaux,
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et de coordination (Doodle, Pack Office, ...) et avez une appétence pour les outils numériques et collaboratifs,
- Vous faites preuve d'autonomie, de fiabilité et d'un sens aigu des responsabilités,
- Vous êtes reconnu.e pour votre rigueur, vos capacités d'organisation, de planification et de priorisation,
- Vous possédez de bonnes qualités relationnelles, un esprit d'équipe et le sens du service.
- Vous faites preuve de discrétion et avez le sens de la confidentialité.

Ce que l'on vous propose :
- Une politique de congés avantageuse (33 jours par an)
- Des titres restaurants
- Un accord d'intéressement
- Un accord de télétravail
- Le remboursement des frais de transport à hauteur de 75%

Conditions du poste :
- Type de contrat : CDI
- Début de contrat : Poste à pourvoir début septembre 2025
- Statut cadre (218 jours travaillés/an)

Vous souhaitez avoir un aperçu de ce que c'est de travailler à l'IÉSEG ?

Parce que ce sont nos collaborateurs qui en parlent le mieux, nous leur avons donné la parole :