Gestionnaire Administratif·ve Polyvalent·e H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

ACTIVITES ESSENTIELLES :

Les activités liées à l'assistanat de direction et suivi RH de proximité :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat
- Gérer l'agenda et la messagerie institutionnelle du Directeur et de la Directrice Administrative
- Assister la Direction administrative dans l'organisation quotidienne de son travail notamment concernant les dossiers récurrents et ponctuels
- Assurer l'organisation des déplacements et la préparation et le suivi des réunions
- Contrôler les parapheurs avant signature (régularité du signataire)
- Appui administratif pour les dossiers RH de proximité et en lien avec les référents RH des structures de l'Institut
- Assurer la transmission des éléments courant à la DRH (déclaration de grossesse, déclaration d'accident du travail, demande de temps partiel, absence pour enfant malade...)
- Gérer et mettre à jour les tableaux de bord des personnels BIATSS et les listes de diffusion
- Préparer la cartographie annuelle des emplois personnel BIATSS
- Participer à la mise en place des recrutements personnels BIATSS (profil de poste, pré-sélection des CV, convocation, audition, suivi des contrats)
- Assurer le suivi des autres absences

Les activités de suivi financier :
- Réaliser des opérations de gestion courante du domaine des finances et de la comptabilité
- Soutien à l'élaborer et l'exécution du budget dans le cadre du Projet CAP GS (Clermont Auvergne Project -Graduate School) de l'institut SVSAE (550000 Euros).
- Gestion des stages, des bourses d'excellence et de la mobilité des étudiants
- Gestion des Professeurs invités (aspect Ressources Humaines, finances et autres...)
- Faire un bilan, analyse et reporting de l'activité
- Faire des annonces des appels à projet sur les différentes plates formes des réseaux internationaux
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Consigner les procédures applicables dans son domaine : contrôle interne
- Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
- Gestion du budget et suivi des dépenses communes de l'I-SVSAE et activités associées (Animalerie...)
- Classer et archiver les dossiers
- Participer aux activités générales du service

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances :
- Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement d'un établissement universitaire
- Connaissance de l'organisation administrative de l'Université en général
- Connaissance de l'environnement des EPSCP et de la réglementation GBCP
- Connaissance des finances publiques
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- Connaissance des techniques administratives et de communication

Compétences opérationnelles :
- Connaitre les textes règlementaires, notamment ceux en vigueur dans le domaine de la mobilité internationale des chercheurs et des étudiants
- Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- S'exprimer oralement ou par écrit
- Maîtrise des règles grammaticales et orthographiques
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones...).
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, power point), le publipostage
- Mettre en oeuvre les procédures et les règles d'exécution budgétaire
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
- Savoir mettre à jour des tableaux de bord
- Savoir planifier ses activités et les hiérarchiser par ordre de priorité
- Savoir rendre compte de ses activités

Compétences comportementales :
- Sens relationnel et de l'organisation
- Réactivité et rigueur
- Discrétion
- Travailler en équipe
- Sens du discernement

PREREQUIS / FORMATION souhaitée : Gestion Financière, Gestion Comptabilité, Gestion Administrative.