Secretaire de Mairies Deleguees H/F - Mairie

Poste à pourvoir dès que possible

MISSIONS PRINCIPALES :
- Assister et conseiller les élus des communes déléguées,
- Gérer l'Etat civil de la commune déléguée,
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs des mairies déléguées,
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif des communes déléguées,
- Réceptionner les demandes et déclarations d'urbanisme et transmettre les documents,
- Accueillir et renseigner la population,
- Participer aux dossiers transverses de la commune : élections, cimetières, conseils municipaux,
- Participer à la gestion des équipements municipaux,
- Élaboration et gestion de documents administratifs.

MISSIONS DETAILLEES :
- Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives,
- Réceptionner les appels téléphoniques, traiter et diffuser des informations,
- Réaliser des travaux bureautiques,
- Suivre la planification des réunions,
- Trier, classer et archiver des documents,
- Exécuter et suivre les procédures et les décisions administratives

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :
- Connaitre les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs,
- Maitriser le cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état civil et funéraire,
- Connaitre les règles d'urbanisme,
- Disponibilité vis-à-vis de l'élu de la commune déléguée,
- Connaissance et utilisation des technologies de l'information et de la communication,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Rigueur, sens de l'écoute, dynamisme et réactivité.

CONTRAINTES PARTICULIERES :
- Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public,
- Horaires irréguliers en fonction des obligations liées à la fonction (ex : réunions de conseil).

CONDITIONS :
- Grade d'adjoint administratif,
- Avantages : titres restaurant, participation financière possible mutuelle.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Accueillir et fournir des renseignements à la population locale, Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.