Secrétaire Enfance H/F - Departement des Alpes de Haute Provence

Le conseil départemental agit au quotidien pour la solidarité, les collèges et les routes.
Il intervient dans les domaines de l'environnement, de la culture et du sport.Missions
- Assister les référents enfance
- Assurer le secrétariat de l'unité enfance

Activités du poste
- Accueil physique et téléphonique des usagers, des assistants familiaux et des partenaires (orientation, prises de messages et réponses à un premier niveau),
- Gestion administrative des calendriers de visites et retour en famille et soutien aux référents enfance pour la saisie des différents rapports et documents,
- Gestion administrative et organisation des synthèses et de la mise en place des PPE,
- Gestion des plannings et des échéances,
- Tenue des différents tableaux de bord (échéancier, répertoire, PPE, réservation des salles de réunion - réservation des véhicules),
- Participation aux réunions de service et compte rendus,
- Gestion des fournitures de bureau

Compétences et aptitudes requises ou souhaitées
- Connaissance des compétences du Conseil départemental, en particulier dans le domaine social,
- Maîtrise des outils bureautiques,
- Qualités relationnelles et d'adaptation à la demande du public, capacité à prendre du recul,
- Autonomie, esprit d'initiative, organisation et méthode,
- Sens du travail en équipe et du service public,
- Discrétion.

Environnement du poste
- Liens avec l'ensemble du personnel du STAS
- Liens avec les services centraux et territoriaux de la Direction des solidarités
- Liens avec les partenaires associatifs et institutionnels

Rattachement hiérarchique
Le responsable administratif de l'unité enfance

Nature du poste
Remplacement d'un agent absent à temps complet jusqu'au 30/11/2025

Contexte d'exercice
Déplacements ponctuels pour les commissions et réunions.
Relations avec les usagers.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.