Assistant - Assistante de Direction H/F - Astoria Finance

Le Groupe en quelques chiffres :

12,6 Mds € d'encours sous gestion
110 000 clients accompagnés
42 agences partout en France
450 collaborateurs engagés

Rejoignez notre agence Lyonnaise !

Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, INSINIA recherche un(e) Assistant(e) de direction (H/F) en CDD de 6 mois pour intégrer notre bureau dynamique de Lyon.

VOS MISSIONS

COLLECTE ET VENTILATION DES COMMISSIONS

(Ceci représente la partie la plus importante du poste en termes de temps de travail)

Récupération des bordereaux compagnies et vérification des affectations producteurs
Gestion des factures de commissions immobilières : saisie, suivi des paiements
Suivi des partenariats et mandats
Tableaux de bord mensuels : suivi hebdo, prévisions, évolutions annuelles
Classement et mise à jour de la GED (conventions compagnies O2S+ Serveur)

MESSAGERIE GENERALE CABINET (en binôme)

Tri et archivage des messages de la messagerie générale
Gestion du standard téléphonique : prise de messages, écoute et rassurance du client, réponse simple sans entrer dans la technicité, transmission des priorités au collaborateur

SUIVI TRESORERIE / COMPTABILITE

Suivi de la trésorerie hebdomadaire
Préparation de la comptabilité pour le cabinet comptable

GESTION DU PERSONNEL

Suivi des notes de frais
Préparation de la paie : comptabilité, tickets restaurant, virements des salaires
Suivi des formations
Ressources humaines : obligations des employeurs, droits des salariés, en appui avec Alpa Comptabilité Sociale

ACHATS/ FOURNISSEURS

Fournitures et achats pour le cabinet
Premier contact ou contact principal pour certains fournisseurs et/ou partenaires
Suivi des contrats fournisseurs
Suivi du règlement des factures fournisseurs

REGLEMENTATION CABINET

Liste des documents officiels
Suivi des cotisations obligatoires
Suivi des déclarations et enquêtes obligatoires : AMF, ACPR, CNCGP

ASSISTANAT DU DIRECTEUR

Gestion du planning
Gestion des déplacements/ Réservations transports, hébergements et invitations partenaires

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Activités des agents et courtiers d'assurances

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.