Assistant - Assistante de Direction Vice-Présidence Recherche H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

ACTIVITES :

Activités principales

· Fournir à la demande un soutien administratif aux vice-présidents recherche et à la DGSA en charge de la recherche et de la simplification

· Gestion des agendas des VP et de la DGSA, en lien avec les agendas des directions administratives

· Participer à l'accueil physique et téléphonique

· Gérer la boîte de fonction VP Recherche (rendre compte et dispatcher les sujets)

· Gestion des parafeurs

· Participer à l'organisation logistique du Conseil Scientifique, des réunions mensuelles des directeurs d'unités, des réunions des gestionnaires etc.

· Suivi des conventions (participer au circuit de signature)

· Gérer les fournitures, commandes, factures, missions.

· Gérer la flotte du matériel bureautique : téléphone, copieur, scanners, imprimantes, ordinateurs

· Concevoir et mettre en oeuvre des outils et procédures afin d'optimiser l'efficacité des processus administratifs en lien avec la recherche.

· Participer à des études, rapports et enquêtes

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances sur l'environnement professionnel

· Connaître l'organisation, la culture et le fonctionnement de la recherche publique française

(universités, organismes de recherche...)

· Connaître de façon générale les règles de la comptabilité publique et de la gestion financière

publique

Savoir-faire opérationnels

· Excellence maîtrise de la langue française (techniques rédactionnelles, aisance orale)
Afficher la suite
· Travailler en équipe et dans le cadre de réseaux

· Rendre compte de ses activités tout en étant autonome et faire preuve d'initiative

· Apprendre à maîtriser rapidement les procédures administratives internes à l'établissement

· Savoir s'organiser

· Avoir le sens du relationnel, savoir écouter et établir des relations de confiance

· Être disponible et savoir gérer les pics d'activité

· Savoir respecter les personnes et la confidentialité

· Maîtriser les outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint)

Savoir Être

· Rigueur/Fiabilité

· Sens de la confidentialité

· Bon relationnel et capacité d'écoute

· Capacité d'adaptation et à prendre des initiatives