Secrétaire d'Appui Fonctionnel - Ville de la Hague H/F - Fonction publique Territoriale

Assurer les tâches de gestion courante et de secrétariat du pôle support : direction des ressources humaines (80%), direction des finances, direction juridique et commande publique.

Pour la partie Pôle Support :
* En étroite collaboration avec les directions :
- Prépare, rédige, des documents des commissions, documents supports, convocations et comptes-rendus,
- Met en ½uvre les tâches administratives dématérialisées,
- Assure le soutien organisationnel des directions du pôle support : gestion de l'agenda, prise de rendez-vous téléphoniques, accueil physique, renseignement et orientation des interlocuteurs, organisation des réunions des directions du pôle support, classement et suivi des différents dossiers des directions du pôle support,
- Rédige les actes administratifs, courriers, notes de service : participation, sur demande, à la retranscription et à la mise en forme des documents administratifs ; assure la diffusion et l'archivage des courriers et des notes de service,
* Prend en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du pôle (DI, fournitures de bureau...),
* Fournit l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
Pour la partie direction des ressources humaines :
* Assiste la directrice des ressources humaines sur la coordination et la rédaction des comptes rendus, des pièces administratives liées aux instances de dialogue social : dialogue social, CST, F3SCT.
- L'accueil physique et téléphonique,
- La planification collective, les agendas et l'organisation des réunions de service,
* Assure la gestion, l'enregistrement et la transmission des courriers arrivés/départ,
* Assure la gestion et la diffusion des documents et/ou demandes arrivés via le portail usager
* Assure l'enregistrement et la transmission des arrêts maladies, des avis de la médecine du travail et du conseil médical,
* Assure la prise de rendez-vous pour les visites médicales, et la saisie des engagements sur le logiciel de comptabilité,
* Assure la gestion des registres : ex : arrêtés RH, etc.
* Mets en forme et valorise les supports écrits (compte-rendu de réunions, de commissions, courriers externes),
* Organise le classement et l'archivage des documents de la direction

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :
* Faire preuve d'organisation et de coordination,
* Avoir des connaissances en suivi budgétaire (apprécié),
* Etre rigoureux, réactif et autonome,
* Respect du devoir de réserve et du secret professionnel,
* Disposer d'une bonne expression orale et écrite,
* Définir des priorités et gérer des urgences,
* S'adapter aux divers interlocuteurs,
* Superviser un agenda et les prises de rendez-vous,
* Etre à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique,
* Avoir le sens du contact et l'esprit d'équipe,
* Connaître l'organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales,
* Assurer le " reporting " d'informations.

CONTRAINTES PARTICULIERES :
* Disponibilité,
* Participation à des réunions.