Secrétaire du Cabinet de la Présidence H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le secrétaire du cabinet de la Présidence assure des fonctions de gestion administrative, d'organisation et de communication indispensables au bon fonctionnement du cabinet présidentiel en appui à l'action de la Cheffe de cabinet. Il contribue activement à la fluidité des échanges internes et externes, tout en garantissant la confidentialité des informations traitées.

Activités principales

Gestion administrative :

Assurer la gestion du courrier postal et électronique de la Présidence : réception, tri, enregistrement, diffusion, traitement et suivi, en lien avec la Cheffe de cabinet.
Traiter les appels téléphoniques à destination du Président et assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs du cabinet.
Mettre en forme des courriers et divers documents administratifs.
Assurer la gestion et le suivi en autonomie de dossiers thématiques (conventions, parapheurs, etc.).
Organiser le classement, l'archivage et la bonne tenue des documents du cabinet de la Présidence.

Organisation et logistique :

Gérer l'agenda du Président : prise de rendez-vous, coordination des disponibilités en collaboration étroite avec la Cheffe de cabinet.
Organiser les déplacements du Président en lien avec la Direction des finances, des achats et du contrôle interne (DFACI) : élaboration des ordres de mission, coordination logistique (réservations, véhicule avec chauffeur, etc.).
Organiser les réunions internes et externes du Président : convocations, réservation de salles, appui logistique.
Appuyer la préparation des réunions en lien avec la Cheffe de cabinet : recherche d'informations, constitution de dossiers, mise à disposition des documents nécessaires.
Contribuer à l'organisation des réceptions officielles et des événements institutionnels portés par la Présidence.

Communication et coordination :

Assurer le lien opérationnel entre la Présidence, les services administratifs, les composantes de l'université et les partenaires externes.
Faciliter la circulation de l'information et veiller à la bonne transmission des consignes et décisions, en garantissant la fiabilité et la confidentialité des échanges.
Collaborer étroitement avec la cheffe de cabinet pour garantir la cohérence et l'efficacité de l'activité du cabinet.
Adapter sa communication selon les interlocuteurs, en faisant preuve de discrétion, de diplomatie et de sens du service public.

Connaissances :

Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication

Compétences opérationnelles :

Accueillir et prendre des messages
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les outils bureautiques
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Compétences comportementales :

Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel
Sens de la confidentialité
Rigueur, fiabilité