Assistant de Direction Jeunesse Sports et Engagement H/F - Région Grand Est

Créée au 1er janvier 2016, la Région Grand Est est née de la fusion de 3 Régions : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine.
Une région jeune, innovante et entreprenante, des secteurs économiques et des savoir-faire d'excellence, un patrimoine naturel, environnemental, culturel, touristique riche et diversifié sont des caractéristiques qui contribuent au dynamisme et à la proximité de la Région au service de ses usagers.
Dans ce cadre, la collectivité recrute tout au long de l'année de nouveaux collaborateurs et collaboratrices au sein de ses services sur sites administratifs ou en établissements d'enseignement et de formation, que ce soit par la voie de la mobilité intra/inter fonction publique, suite à réussite à concours ou encore par la voie contractuelle. Egalement engagée dans le soutien des jeunes en formation ou en recherche d'une mission d'intérêt général sur son territoire, elle accueille des stagiaires et apprentis de tout niveau et des volontaires à un service civique.
Si vous souhaitez partager nos valeurs de développement, valorisation et accompagnement des compétences et potentiels ; de reconnaissance de tous ses Talents rejoignez nous !Assiste la directrice, avec des missions d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de suivi de dossiers, de classement, de participation à des événementiels.
Fait le lien direct et de manière régulière avec les élus et leurs agendas pour organiser des réunions, leur transmettre des informations, leur préparer des courriers, y intégrer leur signature.
Participe à assister l'ensemble de l'équipe de la direction (11 personnes), présente sur le site de Strasbourg, dans des missions d'organisation, de suivi et d'appui de premier niveau pour la gestion financière de certains dispositifs de soutien.
Peut être amené à gérer la distribution de la billetterie sportive.

- Organiser les activités professionnelles du directeur : agenda, déplacements, etc.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre les projets et activités de la direction
- Gérer et actualiser une base d'information
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction
- Gérer le matériel / les fournitures pour la direction
- Point d'entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie