Assistant·e de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Placé sous la responsabilité de la directrice de l'administration et des services, la personne recrutée aura pour missions :

Gestion des contrats de vacataires
- Diffusion de l'information auprès des vacataires
- Réception des dossiers des vacataires
- Vérification des pièces - Suivi des dossiers dans l'outil PCE
- Transmission à la DRH pour préparation du contrat
- Accueil et informations des vacataires\_ Relances
- Gestion et suivi des intervenants bénévoles

Gestion du secrétariat de la Direction
- Gestion de l'agenda, du courrier et mise en forme de documents
- Assurer l'accueil et l'information des personnels, vacataires, étudiants
- Recevoir, filtrer et traiter les informations destinées à la Direction
- Procéder aux réservations de salles et d'équipements
- Assurer le classement de documents et l'archivage

Gestion des carrières RH BIATSS
- Diffusion des informations relatives aux carrières des personnels
- Suivi des calendriers (recrutements, avancement, entretiens professionnels, etc)
- Collecte des dossiers
- Classement des pièces administratives dans les dossiers numériques agents
- Suivi des agents dans chronotime
- Relais avec le service de la DRH

Participation aux dossiers stratégiques
- Gestion de tableaux de bord
- Participation au dossier CTI
- Rédaction des comptes-rendus (bureaux en alternance) et convocation aux instances
- Diffusion des informations

Participation aux événements de l'école
- Participation à la vie de l'école (JPO, cérémonie de remise des diplômes, etc)
- Participation à l'organisation des élections
- Gestion de l'affichage
- Préparation de salles pour réunions

Savoirs :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Culture du domaine
- Logiciels de bureautiques
- Environnement professionnel
- Connaissances générales de la gestion des ressources humaines

Savoir-faire :
- Aisance rédactionnelle
- Appliquer les techniques du domaine
- Gérer les relation avec des interlocuteurs
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité/au domaine
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe

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Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
- Rigueur/Fiabilité
- Réactivité
- Sens de la confidentialité