Adjoint·e à la Cheffe de Service pour la Section B&C H/F - Conseil National de l Ordre des Pharmaci

L Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer.
Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique.La Section B rassemble les pharmaciens de l'industrie (fabricants, importateurs, exploitants de spécialités pharmaceutiques - un peu plus de 4150 inscrits) et la Section C, les pharmaciens de la distribution en gros (grossiste répartiteurs, dépositaires, distributeurs en gros à l'exportation.
- Environ 1200 inscrits).

Les deux sections sont gérées par un même service composé d'une cheffe de service, d'un.e adjoint.e à la cheffe de service et de trois secrétaires chargées notamment de la gestion administrative des dossiers des pharmaciens et des établissements.

Le poste

Sous l'autorité de la cheffe de service et en relation avec l'équipe, les conseillers élus, les pharmaciens en exercice et les services internes, vous prenez en charge :

La gestion des instances et le secrétariat du service :
- L'organisation et la participation à une trentaine d'instances annuelles pour les deux conseils : gestion des plannings, envoi des convocations et des ordres du jour, organisation logistique, préparation de dossiers et des supports de présentation, rédaction des comptes rendus, des délibérations et des décisions, suivi des actions ;
- La mise à disposition et le suivi des dossiers de reconnaissance d'expérience pratique des pharmaciens pour les conseils (aide à la décision pour les conseillers ordinaux) ;
- Le suivi de la composition des conseils et des missions des conseillers, la diffusion de documents.
- Le secrétariat des deux sections, des Présidents et de la Cheffe de service : courrier, agendas, déplacements, suivi du budget, contacts avec les services internes.

Le greffe des contentieux :
- Le suivi des dossiers disciplinaires dans le respect de la procédure disciplinaire : traitement, rédaction, relecture, diffusion des courriers et des décisions ;
- Le traitement et le suivi des signalements reçus.

La gestion de projets :
- L'assistance à la gestion des groupes de travail des conseils et des projets transverses (ex : démographie annuelle, élections ordinales,.) : suivi des tableaux de bord, organisation logistique (réunions, mails,.), mise en forme et diffusion des livrables (présentions, notes, comptes rendus,.) ;
- L'organisation d'événements pour les conseils (séminaires, webcasts, conseils délocalisés,.) ;
- Le traitement des dossiers relatifs à la loi d'encadrement des avantages : analyse et saisie dans le logiciel interne.

L'appui à l'activité du service :
- La contribution au traitement administratif des dossiers et demandes des pharmaciens ;
- La tenue de tableaux de bord des activités ;
- La mise en place et le contrôle qualité des données du Tableau de l'Ordre ;
- La gestion des registres RGPD en tant que référent RGPD des sections B et C.

Par délégation et en l'absence de la cheffe de service, vous assurez le suivi opérationnel des activités administratives des deux sections.

Votre profil

De formation supérieure (Bac +3/5) en administration ou en droit, vous disposez d'une expérience d'au moins 5 ans dans un secteur réglementé, idéalement en lien avec la santé ou dans l'environnement pharmaceutique. De manière générale, vous avez une réelle appétence pour les questions juridiques.

Doté.e d'un excellent sens de l'organisation et de l'analyse, vous savez gérer des missions variées avec rigueur et méthode.

Vos qualités relationnelles et votre sens du service vous permettent de collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés et des équipes pluridisciplinaires (Présidents, Conseillers, pharmaciens, juristes,.).
Vous savez prioriser, arbitrer et suivre des dossiers de fond en toute fiabilité, en respectant les contraintes juridiques et organisationnelles.

Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles (synthèse, précision, qualité) et êtes à l'aise avec les outils informatiques (logiciels internes, Excel, Google).

Un niveau d'anglais professionnel serait un plus.

Experience : 5 An(s)

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Activités des syndicats de salariés

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.