Gestionnaire Administratif·ve H/F - Universite de Strasbourg

Affectation : Faculté des lettres
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD de 3 mois (renouvelable) à pourvoir à compter du 08/09/2025
Catégorie : C Corps : Adjoint technique
Rémunération selon grille de la Fonction Publique

La fiche de poste est consultable sur le site de l'Université de Strasbourg

Mission :
Le/la gestionnaire administratif.ve participe à la gestion administrative et à la logistique au sein du bureau des affaires générales.
Il/elle est en charge des emplois du temps et de la gestion RH des chargés d'enseignement.
Il/elle assure, en sa qualité de référent.e des Relations internationales, la gestion administrative des étudiants internationaux.

Activités principales :
Gestion des emplois du temps (40%)

- Réaliser le planning d'occupation des salles et donc les emplois du temps des enseignants et des étudiants
en tenant compte du calendrier universitaire de la faculté, des effectifs, de la capacité des salles et des
maquettes d'enseignement
- Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans le logiciel ADE
- Préparer et mettre à jour les guides horaires et salles

Gestion des ressources humaines (30%)
- Assurer l'accueil des enseignants
- Gérer les services d'enseignement des chargés d'enseignement vacataires (CEV) et des enseignants
permanents
- Assurer le suivi de la charge d'enseignement
- Aider à la gestion de carrière des personnels enseignants (avancement, recrutement, états des services
d'enseignement, heures complémentaires)

Être le référent administratif des Relations internationales de la composante (15%)
Travail en binôme avec les correspondants pédagogiques RI de la composante

Pour les étudiants entrants et sortants :
- Accueillir et accompagner les étudiants pour toutes questions relatives aux Relations internationales
- Contrôler les échéances (dates limites inscriptions, bourses, stages.)

Mobilité entrante :
- Assurer le soutien logistique et participer à la journée d'accueil des étudiants en septembre
- Gérer le dispositif de parrainage interne
- Gérer les inscriptions administratives, pédagogiques et les contrats pédagogiques
- Établir les relevés de notes spécifiques

Mobilité sortante :
- Gérer les dossiers de candidature Erasmus et Hors Erasmus
- Gérer les dossiers de bourses des étudiants (Bourses Erasmus +, Aide à la mobilité internationale (AMI),
Unistra.)
- Transcrire les relevés de notes en version anglaise et établir les suppléments aux diplômes

Gestion logistique de la composante (15%)
- Assurer le suivi de la maintenance du matériel audio-visuel des salles de cours en gestion propre
- Gérer les stocks : fournitures de bureau, petit matériel, consommables
- Participer à la gestion du matériel audio-visuel et technique (réservations-sorties-retours)
- Participer à la gestion des clés (bureaux-boîtes aux lettres.) et des badges d'accès aux locaux et
parkings

Conditions particulières d'exercice
- Plus grande disponibilité en période de rentrée et en début et fin de semestre
- Préparation et participation aux journées des universités (JU) et à la journée des portes ouvertes (JPO)
- Traitement d'informations à caractère confidentiel
- Formation obligatoire de sensibilisation à la sécurité pour nouvel entrant

Contacts pour renseignements sur le poste :
Irène MONZON VALENCIA, responsable administrative et financière

Experience : Débutant accepté

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.