Assistant·e de Direction - Appui Cevu H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission principale : Assister le Directeur de la DGSA FAR / le Directeur et la Directrice adjointe de la DES et apporter l'aide nécessaire au Vice-Président du CEVU dans la gestion et l'organisation du Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire et des commissions afférentes.

Mission 1 : Assister le Directeur de la DGSA FAR / le Directeur et la Directrice adjointe de la DES :
Organiser et gérer les agendas
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser
Traiter et diffuser des informations internes et externes
Organiser les réunions et leurs aspects logistiques, rédiger les relevés de décisions
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
Classer, pré-archiver les documents
Mission 2 : Assurer l'appui au Vice-Président du CEVU dans la préparation des conseils et assurer la gestion du CEVU
Contribuer à l'élaboration des documents soumis au vote des conseils : dossier-type de demande d'accréditation, règlement des études, calendrier universitaire, chartes liées à la scolarité, collecte des modalités de candidature
Gérer l'organisation matérielle et logistique des CEVU
Assurer l'envoi des ordres du jour et des convocations
Vérifier la régularité des conseils (quorum, vote, etc.)
Participer au conseil, prendre des notes, rédiger les relevés de décision, les délibérations et les diffuser
Assurer le lien avec le secrétariat de la Présidence et la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles
Suivre les décisions en lien avec les services de l'Université
Mission 3 : Assurer le suivi de l'application OS-ticket pour la gestion des réclamations /recours en lien avec le Vice-Président du CEVU
Vérifier la régularité des demandes de réclamations/recours
Consulter les composantes et assurer le suivi des réponses aux étudiants lorsque c'est nécessaire
Préparer les réponses en lien avec le VP CEVU et le Directeur de la DES
Informer les étudiants des décisions et assurer le suivi de la décision avec les services gestionnaires
Mission 4 : Assurer la gestion et le suivi des commissions (commission pédagogique du CEVU, exonération des droits d'inscription, commission engagement étudiant, césure, etc.)
- Enregistrer les demandes dans les tableaux de bord pour les commissions
- Convoquer les commissions et préparer les documents utiles à la prise de décision
- Participer aux réunions et aux commissions, enregistrer les décisions
- Préparer les courriers réponses et les soumettre à la signature de la Présidente de l'Université

Description des missions 5, 6 et 7 dans le lien de candidature.

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Techniques d'élaboration de documents

Techniques de communication

Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et des Universités

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
Afficher la suite
Maitriser les techniques de communication orale et écrite et faire preuve de pédagogie

Mettre en oeuvre des procédures et des règles

Travailler en équipe

Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Apogée, Parcoursup, Etudes en France, e-Candidat, Mon Master)

Mettre en oeuvre une démarche qualité

Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence

SAVOIRS ÊTRE

Discrétion

Très bon sens relationnel

Calme

Autonome

Capacité d'anticipation et d'adaptation

Sens de l'écoule

Sens du service public

Rigueur/ Fiabilité

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables :
Une expérience en tant qu'assistante de direction serait un plus