Assistant Administratif - Grenoble-Alpes Métropole H/F - Fonction publique Territoriale

1- LE SERVICE D'AFFECTATION

Missions principales du service : Soutenir les recrutements des entreprises avec une orientation publics précaires - Créer des opportunités d'emplois pour les personnes accompagnées dans le cadre du Plan Local pour l'Insertion et l'Emploi (PLIE) et éligibles au PON FSE+

= Poste affecté à 100% au FSE

Composition du service : 21 agents dont 7 au sein de l'unité mobilité des entreprises pour l'emploi (référent PLIE, chargés de mission, chargé de relations aux entreprises...)

Nom / fonction de la supérieure hiérarchique directe : Juliette DELABAERE, responsable d'unité

2- FINALITES DU POSTE

? Contribuer à la mise en ½uvre et assurer le suivi administratif et la logistique des actions de l'unité :
? Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences sur le territoire
? Promotion des métiers (mise en place d'événements type forum des métiers)
? Actions de recrutement, accompagnement des entreprises, appui RH des TPE PME, sensibilisation au recrutement inclusif
? Animation du dispositif 100 Chances 100 Emplois
? Accompagnement des demandeurs d'emploi accompagnés par le PLIE sur les filières du bâtiment et de l'industrie.
? Apporter un soutien administratif pour répondre aux besoins du service

3- ACTIVITES ET TâcheS, INTITULE ET DESCRIPTION

Activité 1 : Appui à l'organisation d'événements et de réunions (actions de recrutement et promotion des métiers, dispositif 100 chances 100 emplois...)
? Réservation de salles et de matériel
? Commande de prestation traiteurs
? Suivi des inscriptions, programmation de sms/mails de rappel
? Préparation et impression des supports papiers nécessaires (feuilles émargement, grilles d'entretiens, contrats...) et autre matériel
? Présence aux actions (accueil des participants, appui logistique)
? Bilan des actions (saisie informatique, enregistrement des feuilles d'émargements...)

Activité 2 : Appui administratif des professionnels chargés d'accompagnement des demandeurs d'emploi (chargées de relation entreprise, animatrice du dispositif 100 Chances 100 Emplois)
? Prise de rendez-vous, envoi de sms ou mails de rappels
? Vérification de pièces administratives
? Saisies informatiques
? Archivage

Activité 3 : Saisie des offres d'emploi dans la Newsletter des professionnels du PLIE
? Veille sur les offres d'emploi
? Sélection d'offres d'emploi adaptées au public accompagné par les professionnels du PLIE
? Mise en forme

Activité 4 : Assistance administrative au service
? Commande d'impression
? Commande de fournitures
? Suivi de courriers

4- COMPETENCES ET TECHNICITES EXIGEES PAR LE POSTE

CONNAISSANCES
Techniques de secrétariat et communication orale/écrite
Sensibilité à l'insertion professionnelle, au droit du travail et au monde économique
Marchés publics et commande publique
Fonctionnement d'une collectivité territoriale
Dispositif des clauses sociales

SAVOIR FAIRE
Utilisation des outils bureautiques (messagerie, internet, Word, Excel) et du logiciel VIeSION
Expression écrite et orale, orthographe
Prise de notes et rédaction de comptes rendus
Recueil et transmission d'informations

SAVOIR ETRE
Organisation, rigueur
Analyse, adaptabilité
Autonomie, prise d'initiative
Qualités relationnelles