Gestionnaire Administratif de Formation Etudes de Santé H/F - Universite Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de la faculté des Sciences de l'Université Paris-Saclay, la Division des Formations et de la Pédagogie coordonne les enseignements assurés par les départements de la faculté et propose des services d'appui aux formations. Elle comporte un pôle dédié au suivi administratif et pédagogique des études de Santé (PASS et LAS).

Sous l'autorité hiérarchique du responsable du pôle, l'agent-e a un rôle d'appui administratif aux équipes pédagogiques.

Missions principales de l'agent-e :

Accueillir et informer les étudiants-es
Assurer la diffusion des renseignements sur la structure des formations, les modalités de contrôle des connaissances, la composition et la tenue des comités de recrutement.
Réserver les salles d'enseignement et d'examen, s'assurer de la convocation aux examens des étudiants-es.
Collecter les évaluations des unités d'enseignement, établir les PV en préparation des sessions de concours et assurer l'édition et la délivrance des relevés de notes ou attestations de réussite.
Participer à l'organisation, déroulement et traitement du concours accès santé.
Organiser les réunions annuelles des équipes de formation / pédagogique, rédiger les comptes-rendus et relevés de décisions.
Alimenter les bases de données, répondre aux enquêtes.
Tenir à jour toutes les listes de « diffusion » nécessaires à la communication interne et externe.
Participer aux journées et actions de communication sur la formation.

Type du contrat : CDD 1 an
Profil

Connaissance, savoir :

Connaitre l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur
Savoir gérer des projets
Savoir animer des réunions de travail
Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
Connaître la langue anglaise (niveau A1 à A2)

Savoir-faire :

Appliquer la réglementation et respecter les procédures
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Travailler en équipe
Établir des rapports, bilans

Savoir-être :

Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation
Savoir être rigoureux-se, discret-e, ponctuel-le
Avoir le sens du relationnel et de l'accueil

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.