Assistant - Assistante Administratif CFA et Projet Celis H/F - Ecole Supérieure de Praxis Sociale

L'Ecole Supérieure de Praxis Sociale (ESPS), centre de formation multi-filières en travail social, porte des activités de formation, de recherche et de développement adaptées aux besoins et évolutions qui traversent l'intervention sociale et médico-sociale. Elle s'engage ainsi à soutenir les innovations permettant de contribuer à la transformation du travail social et de ses formations.L'Ecole Supérieure de Praxis Sociale, centre de formation multi-filières en travail social, porte des activités de formation, de recherche et de développement adaptées aux besoins et évolutions qui traversent l'intervention sociale et médico-sociale. Elle s'engage ainsi à soutenir les innovations permettant de contribuer à la transformation du travail social et de ses formations.

Elle propose et gère :
- Des formations des niveaux 3 au niveau 7, au sein des trois pôles de formation (initiale, continue/VAE et apprentissage),
- Des formations continues thématiques et groupes d'analyse de la pratique professionnelle,
- Un Centre de Formation d'Apprentis (CFA).

L'École Supérieure de Praxis Sociale, recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour son CFA et pour le projet CELIS.

Missions
Attaché(e) à la Direction Générale Adjointe et au Responsable du CFA, les principales missions du/de l'Assistant(e) Administratif(ve) du CFA et projet CELIS sont les suivantes :

Gestion administrative et logistique des contrats d'apprentissage
- Gérer la mise en place des contrats d'apprentissage (récolte des données jusqu'à la signature du contrat),
- Collecter les demandes et saisir les informations dans des bases de données et logiciels adaptés (YPAREO, Portails des OPCO et du CNFPT),
- Répondre aux enquêtes demandées par les différentes autorités en lien avec l'apprentissage (SIFA.),
- Répondre aux demandes des employeurs et transmettre les documents de formation (devis de formation, recueil des renseignements pour l'établissement des contrats d'apprentissage, CERFA, convention de formation.),
- Vérifier des informations saisies par les employeurs dans le cadre du CERFA online,
- Concevoir, adapter et gérer les documents liés aux formations (conventions de formation, tableau de suivi de présence des apprentis,.),
- Veiller et mettre à jour la base de données d'YPAREO,
- Répondre aux demandes des OPCO (demande d'information complémentaire.). Informer les OPCO sur la rupture du contrat
- Être interlocuteur des OPCO pour les différentes démarches et demandes en lien avec le financement des contrats d'apprentissage,
- Saisir la rupture du contrat sur YPAREO,
- Gérer les changements intervenus au cours du contrat (avenants au contrat : changement maitre d'apprentissage, changement de lieu d'exécution du contrat.).
Accueil / Information / Développement
- Être interlocuteur des UFA (répondre aux questions, transmettre les documents, participer à la rencontre des UFA, des apprentis).
- Être interlocuteur des employeurs pour des questions sur le contrat,
- Assurer un suivi personnalisé des prospects jusqu'à la contractualisation
- Être interlocuteur des apprentis pour des questions relatives au contrat,
- Fidéliser les partenaires
- Participer à la prospection commerciale
- Promouvoir l'offre de formation auprès des entreprises et des candidats
- Assurer le suivi commercial des prospects

Suivi et accompagnement administratif des apprentis
- Gestion des conventions de mise à disposition et de mobilité internationale des apprentis (hors employeurs, France, hors France)
- Participer au conseil de perfectionnement du CFA

Projet CELIS (Campus Européen de l'Intervention sociale dans le Rhin supérieur) financé par le Fond de Social Européen
- Gestion administrative et logistique du projet
- Soutien organisationnel, administratif et financier
Suivi et accompagnement administratif de dispositifs de formation au sein de l'école

Connaissances et compétences attendues
- Connaissance et expertise des outils informatiques et bureautiques,
- Connaissance de l'environnement numérique spécifique au secteur de la formation, la connaissance du logiciel YPAREO serait un plus
- Bonne expression orale et écrite,
- Compétences linguistiques en Allemand (projet CELIS),
- Connaissance du cadre règlementaire et législatif de la formation et des EFTS

Experience : Débutant accepté

Compétences : Assurer la gestion administrative d'une activité, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques,YPAREO, Esprit d'équipe, Sens de l'organisation, rigueur et méthode, Promouvoir l'offre de formation,Disponibilité, Aisance relationnelle, Expertise des outils informatiques et bureautique, Autonomie

Langues : Allemand souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.