Directeur Adjoint des Affaires Générales et de la Modernisation du Service Public H/F - Fonction publique Territoriale

Adjoint(e) au chef de service, assure le relais hiérarchique et veille au respect des procédures dans les domaines de l'état civil, des élections, des affaires générales et du cimetière. Participe activement à l'accueil du public, à la gestion des dossiers et à la préparation des scrutins. Remplace le chef de service sur des missions spécifiques en son absence.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assure le relai du directeur en cas d'absence auprès de l'équipe (7 personnes).

Retour au directeur des difficultés rencontrées et réunions ponctuelles.

Centralisation des questions à aborder lors des réunions d'équipe.

Accueil, renseigne les usagers en matière d'élection, État civil, affaires générales, militaires et pour toute question concernant le cimetière.

Suivi des fournitures et de l'archivage du service.

En collaboration avec le directeur :

Veille au quotidien au respect des procédures en matière d'état civil et pour les affaires générales, les élections et le cimetière, ainsi qu'à la réalisation des tâches incombant à ceux-ci.

Remplace le chef de service sur les dossiers spécifiques en son absence (jury d'assises, budget, commandes, engagement comptable, taxis...).

Visa des courriers, tout actes d'état civil et traitement COMEDEC, délégation de signature pour toutes les tâches du service.

AUTRES ACTIVITÉS
En appui et avec les agents de l'équipe :

En matière d'État civil :

Instruction, constitution des dossiers et célébration des mariages.

Procède aux auditions de mariages.

Préparation du dossier et de l'acte pour la célébration.

Établir et délivrer des actes d'état civil.

Mise à jour des registres : mentions et jugements, saisie informatique et apposition manuscrite.

En matière électorale :

Recevoir les inscriptions, radiations, changements d'adresse sur la liste électorale.

Participer aux travaux relatifs à la révision de la liste électorale.

Préparer et participer aux divers scrutins.

Pour les affaires générales :

Enregistrement des CNI/passeports.

Accueil du public, certificats de vie, légalisations de signatures, recensement militaire.

Taxis, débits de boisson, vente au déballage.

Célébration des mariages à titre exceptionnel en remplacement d'un agent de l'équipe.

Assure la gestion du cimetière en lien avec la conservatrice en l'absence de la Directrice.

Disponibilité accrue lors des scrutins et de leur préparation.

SAVOIRS
Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service notamment en matière :

D'état civil (code civil, IGREC)

Citoyen (recensement militaire et élections - code électoral)

Affaires Générales : CNI, passeports

Démarches administratives (taxis, débits de boissons, cartes de résidents...)

Maîtriser les outils informatiques, logiciels métiers (état civil, élections, stations biométriques)

Connaître l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

Accueillir, renseigner le public et gérer les comportements difficiles

Savoir animer une équipe. Management.

SAVOIRS-FAIRE
Capacité à rendre compte

Capacité à anticiper les besoins des usagers

Capacité à animer une équipe

Capacité à contrôler le travail de l'équipe

Capacité à faire des propositions, savoir analyser les problèmes et proposer des solutions

Qualités d'expressions écrites et orales

Rédiger des courriers, mettre en forme et présenter des dossiers, tri, archivage

Savoir gérer son temps

Savoir détecter les anomalies ou dysfonctionnements et les signaler au responsable

SAVOIRS-ÊTRE
Autonomie, rigueur, efficacité

Neutralité, devoir de confidentialité

Sens aigu du service public et du travail en équipe, respect de la hiérarchie

Avoir des qualités relationnelles et d'écoute

Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pic d'activités liées à la clôture des listes électorales, préparation des scrutins électoraux)

FORMATIONS ET QUALIFICATIONS NÉCESSAIRES
Niveau Bac, Bac +2