Gestionnaire Administratif en Soutien aux Departements H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Accompagnement des directeurs et directrices de départements dans l'organisation des instances et de la vie du département :
- Préparer les séances, envoyer les convocations, rédiger les comptes rendus de réunions et les diffuser, assurer le suivi des décisions ;
- Préparation des journées d'information à destination des étudiants (journée de prérentrée, réunions sur l'aide à la mobilité...)
- Coordination de la participation des équipes pédagogiques aux journées portes ouvertes et aux initiatives destinées à informer le public
- Organisation des élections des directions de département (ponctuel)

Assurer le suivi des services des enseignants et participer au déploiement de l'application OSE (organisation des services des enseignants) dans les départements :
- Participer à l'élaboration des services prévisionnels des enseignants puis à leur mise à jour ;
- Assurer le suivi des services faits et des heures complémentaires sur l'application OSE ;
- Réceptionner les ordres de missions, les demandes de cumul et veiller au visa du directeur ou de la directrice avant diffusion auprès des services del'Inalco

Participer aux recrutements des enseignants contractuels :
- Accompagner les directeurs et directrices dans les étapes de recrutement ;
- Organiser les conseils des recrutements ;
- Accompagner les nouveaux enseignants dans leur prise de fonctions (compte numérique, utilisation de Moodle, de l'Intranet, du drive Inalco, etc.)

Accompagnement des directeurs et directrices dans leur mission de diffusion de l'information auprès de l'équipe pédagogique et des représentants étudiants :
- Diffuser les informations et procédures administratives hors scolarité

Aide à l'élaboration des brochures d'enseignement et mise à jour de celles-ci sur les supports adéquates :
- Mise à jour des brochures pédagogiques à partir de documents types, en collaboration avec les équipes pédagogiques
- Mise à jour des contenus et de la documentation sur le site institutionnel de l'Inalco

Participations aux activités du service concernant l'ensemble des départements :
- Participation et/ou préparation à différents conseils et groupes de travail concernant l'offre de formation de licence et master
- Soutien à l'élaboration d'emplois du temps
- Soutien ponctuel aux activités du service

Compétences techniques
- Bonne connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et de ses mutations.
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Publisher).

Compétences générales et savoir-faire
- Très bonnes qualités rédactionnelles et aisance orale ;
- Capacité d'organisation, esprit de synthèse et de rigueur ;
- Sens des relations humaines ;
- Esprit d'équipe ;
- Autonomie, sens des initiatives, capacité à prioriser ;
- Être force de proposition pour l'amélioration de l'organisation ;Réactivité et disponibilité, discrétion ;