Assistant de Direction H/F - EHPAD

Le Centre Hospitalier du Bois Petit, situé à Sotteville-lès-Rouen et relevant de la Fonction Publique Hospitalière, a fusionné avec l'EHPAD les « 4 Saisons » de Petit Quevilly le 1er janvier 2024, puis avec l'EHPAD « la Pléiade » de Rouen le 1er avril 2024. Ce regroupement s'inscrit dans le cadre d'une amélioration de l'offre d'hébergement et d'accompagnement des personnes âgées de la Rive Gauche.L'ETABLISSEMENT
Le Centre Hospitalier du Bois Petit est un établissement public de santé sanitaire et médico-social, dont le site principal est situé au plein sud de Sotteville-Lès-Rouen et en bordure du bois de la Garenne.

L'établissement est à vocation gériatrique et son activité est répartie sur 3 sites :

Site de Bois Petit, Sotteville-Lès-Rouen : 30 lits de SMR et 241 lits et places d'EHPAD (HP HT PASA AJ et UHR).
L'EHPAD des 4 Saisons, Petit Quevilly : 79 places d'hébergement permanent.
L'EHPAD la Pléiade, Rouen : 78 places d'hébergement permanent dont 12 d'UVP et 2 hébergement temporaire.

LE METIER
L'assistante de direction assure un soutien administratif, méthodologique et organisationnel auprès du directeur délégué. Elle contribue activement au bon fonctionnement de la direction, en appui des projets institutionnels, des instances et du pilotage stratégique. Elle travaille en coordination avec les services internes et les partenaires externes (ARS, GHT, collectivités).

MISSIONS PRINCIPALES
1. Appui administratif et organisationnel
Gestion de l'agenda du directeur et des directrices adjointes (prise de rendez-vous, arbitrages, rappels)
Organisation des réunions de direction (convocations, logistique, comptes rendus)
Rédaction, mise en forme et suivi de courriers, notes, rapports, décisions
Suivi des parapheurs et des échéances importantes
2. Gestion des instances
Appui à l'organisation et au suivi des instances réglementaires et consultatives (CS, Directoire, CME, CVS,)
Gestion des convocations, préparation des dossiers, rédaction des comptes rendus, diffusion des documents et suivi des actions
3. Gestion des dossiers institutionnels
Suivi et gestion des conventions (partenariats, prestations, mise à disposition)
Appui au montage et au suivi des appels à projets (veille, coordination des contributions, transmission aux tutelles)
Suivi des réclamations usagers (réception, transmission, traçabilité, appui au traitement)
Participation à la stratégie de communication interne et externe, en lien avec la direction de la communication (relecture de supports, coordination de contenu, participation à certains événements)
Soutien méthodologique sur des projets transversaux portés par la direction
Communication : coordination de l'actu du CH du Bois Petit
4. Pilotage du Conseil Local en Information et Coordination (CLIC)
Appui à la planification des actions du CLIC
Organisation des réunions partenariales et rédaction de comptes rendus
Suivi de la convention avec les financeurs (Département, ARS)
Contribution à la communication et à la valorisation des actions du CLIC
Appui administratif et suivi budgétaire en lien avec la direction
Encadrement des 3 assistantes sociales
5. Appuis ponctuels transversaux
Renfort ponctuel possible au service des ressources humaines (organisation, convocations, suivi administratif). Suivi des demandes d'autorisation spéciales d'absences syndicales
Renfort possible au service des achats (traitement administratif, appui sur certains dossiers)

PROFIL RECHERCHE
Compétences attendues :
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers en parallèle
Solides compétences rédactionnelles et sens de la synthèse
Sens de la confidentialité, discrétion, rigueur
Qualités relationnelles, diplomatie et adaptabilité

CONDITIONS D'EXERCICE
Poste à temps plein basé au Centre Hospitalier du Bois-Petit
Horaires variables selon l'agenda de direction et les instances
Poste polyvalent, demandant réactivité et autonomie
Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière + régime indemnitaire

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.