Chargé de Gestion Administrative - CDD - Ville Pontarlier H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein de la Direction Générale, sous l'autorité du Responsable du Secrétariat général, vous
assurez la gestion administrative du secrétariat général mutualisé

Vous assurez l'accueil physique et téléphonique au sein du service, la gestion des courriers
et des courriels, la mise à jour des calendriers et plannings du service (réservation des salles
et des véhicules) et des agendas des directeurs ;
- Vous mettez en forme les correspondances courantes et autres pièces administratives,
- Vous contrôlez et corrigez les parapheurs des services adressés à la Direction Générale ;
- Vous assurez le suivi et l'archivage des dossiers et mettez à jour des procédures de service ;
- Vous coordonnez et traitez les sollicitations liées au Logiciel de gestion des demandes
afférentes à l'organisation d'événements ;
- Vous gérez les bons de commande du service ;
- Vous aurez la charge de la gestion administrative des subventions pour les collectivités Ville
et CCGP (saisine des dossiers sur les plateformes dédiées) ;
- Vous travaillez en polyvalence avec les autres agents du service.

Connaitre le fonctionnement et l'environnement des collectivités territoriales ;
- Maitriser l'outil informatique dont le Pack Office et les techniques de secrétariat ;
- Avoir de parfaites qualités rédactionnelles ;
- Posséder un grand sens de l'organisation et savoir gérer les priorités ;
- Pouvoir prendre des initiatives ;
- Faire preuve de rigueur, de méthodologie et de discernement ;
- Respecter les obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité ;
- Être accueillant, avenant et faire preuve d'aisance en public (tenue, diplomatie).

Conditions
Diplôme requis niveau 3 (anciennement niveau V), orientation bureautique, administration ;