Agent d'Accueil et de Secrétariat H/F - Haut - Bugey Agglomeration

Entre Lyon et Genève, dans le département de l'Ain, Haut-Bugey Agglomération rassemble 42 communes et compte 64 000 habitants. Au coeur de la Plastics Vallée, elle représente le premier pôle de plasturgie en Europe. Elle réussit à concilier harmonieusement qualité de vie et dynamisme économique.
Lettre de candidature accompagnée d'un CV détaillé et du dernier arrêté de situation pour les agents titulaires doit être adressée par mail à Monsieur le Président de HBAHaut Bugey Agglomération porte des projets d'envergure dessinant l'avenir du territoire.

Elle recrute :
Un agent d'accueil et de secrétariat (H/F) pour son accueil général.

MISSIONS PRINCIPALES :
Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public avec amabilité
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention aux différents publics
- Appliquer les règles et consignes de sécurité liées aux lieux

Préparation des bureaux communautaires :
- Préparer les dossiers en lien avec la responsable
- Solliciter et vérifier les documents auprès des intéressés
- Mettre en forme et envoyer les dossiers et les convocations
- Préparer la salle
- Rédiger le compte-rendu et faire la transmission (élus et interne)

Secrétariat administratif :
- Gérer un planning des réservations de salles
- Préparer des salles lors de certaines réunions
- Enregistrer des factures
- Transmettre les arrêtés aux délibérations en sous-préfecture
- Traiter les emails et les courriers (répartitions dans les services concernés et enregistrement informatique
- Assurer la gestion des stocks de fournitures administratives
- Mettre en forme les courriers de certains services (communication, cabinet.)
- Suivre la procédure et le protocole pour signature
- Envoyer les courriers et faire des copies pour les services concernés
- Gestion des invitation (président)

Gestion des commissions :
- Envoyer les convocations aux personnes concernées
- Faire la relance des présences
- Gérer la commande des plateaux repas
- Gérer les bases des données

Ponctuellement :
- Gérer l'agenda du président et du directeur du cabinet
- Gérer certains dossiers non confidentiels
- Remplacer et effectuer les tâches d'un/une collègue d'accueil en son absence
- Faire les courses pour différents réunions (café, thé.)
- Préparer le voeu du Président au début de l'année et envoyer la carte

COMPETENCES REQUISES :
- Répondre au téléphone
- Outils bureautiques et Internet
- Techniques d'accueil, règles de communication
- Fonctionnement des instances décisionnelles territoriales
- Connaissance de l'environnement territorial

QUALITES SOUHAITEES :
- Qualités relationnelles
- Capacité d'organisation, réactivité et sens de l'anticipation
- Esprit d'initiative, autonomie et adaptabilité
- Travail en collaboration (services)
- Discrétion professionnelle
- Bonne présentation
- Ponctualité
- Ecoute

Informations complémentaires :
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle
Emploi des Adjoints administratif
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + avantages (CNAS, participation mutuelle, prévoyance, titres restaurant)

POSTE A POURVOIR : 15/09/25
DATE DE FIN DE CANDIDATURE : 24/08/2025

Experience : 6 Mois - sur même type de poste

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale