Agent d'Accueil et de Secrétariat pour son Accueil Général. - Haut-Bugey Agglomération H/F - Fonction publique Territoriale

Haut Bugey Agglomération porte des projets d'envergure dessinant l'avenir du territoire.

Elle recrute :
Un agent d'accueil et de secrétariat (H/F) pour son accueil général.

MISSIONS PRINCIPALES :

Accueil physique et téléphonique du public
* Accueillir le public avec amabilité
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
* Appliquer les règles de communication et de protocole
* Mettre en relation des correspondants
* Gérer les situations de stress et réguler les tensions
* Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
* Conserver neutralité et objectivité face aux situations
* Adapter son intervention aux différents publics
* Appliquer les règles et consignes de sécurité liées aux lieux

Préparation des bureaux communautaires
* Préparer les dossiers en lien avec la responsable
* Solliciter et vérifier les documents auprès des intéressés
* Mettre en forme et envoyer les dossiers et les convocations
* Préparer la salle
* Rédiger le compte-rendu et faire la transmission (élus et interne)

Secrétariat administratif
* Gérer un planning des réservations de salles
* Préparer des salles lors de certaines réunions
* Enregistrer des factures
* Transmettre les arrêtés aux délibérations en sous-préfecture
* Traiter les emails et les courriers (répartitions dans les services concernés et enregistrement informatique
* Assurer la gestion des stocks de fournitures administratives
* Mettre en forme les courriers de certains services (communication, cabinet...)
* Suivre la procédure et le protocole pour signature
* Envoyer les courriers et faire des copies pour les services concernés
* Gestion des invitation (président)

Gestion des commissions
* Envoyer les convocations aux personnes concernées
* Faire la relance des présences
* Gérer la commande des plateaux repas
* Gérer les bases des données

Ponctuellement :
* Gérer l'agenda du président et du directeur du cabinet
* Gérer certains dossiers non confidentiels
* Remplacer et effectuer les tâches d'un/une collègue d'accueil en son absence
* Faire les courses pour différents réunions (café, thé...)
* Préparer le v½u du Président au début de l'année et envoyer la carte

COMPÉTENCES REQUISES :
- Répondre au téléphone
- Outils bureautiques et Internet
- Techniques d'accueil, règles de communication
- Fonctionnement des instances décisionnelles territoriales
- Connaissance de l'environnement territorial

QUALITÉS SOUHAITÉES :
- Qualités relationnelles
- Capacité d'organisation, réactivité et sens de l'anticipation
- Esprit d'initiative, autonomie et adaptabilité
- Travail en collaboration (services)
- Discrétion professionnelle
- Bonne présentation
- Ponctualité
- Écoute