Gestionnaire Adminstratif·ive H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Assister le Directeur et la Directrice Administrative dans la gestion administrative des relations internes et externes
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions des instances (ordre du jour, convocation, lancement des réunions en distanciel, prise de note, rédaction de PV et diffusion...)
- Préparer les dossiers du Directeur et de la Directrice Administrative, en vue des réunions et des interventions, en veillant au respect des délais, et en lien étroit avec les services des institut
- Elaborer et rédiger des documents (courriers, notes, procès-verbaux...)
- Transmettre en interne (composantes et laboratoires de recherche) et en externe, les décisions prises et les informations pertinentes
- Gérer des enquêtes
- Mettre à jour des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Gérer le fichier des contacts institutionnels (listes de diffusion, listes des référents...)
- Suivre les parapheurs en interface avec la Direction
- Rédiger des documents et des courriers administratifs
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
- Participer à la réalisation de bilans d'activités

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Connaissance de l'environnement institutionnel, en particulier de l'enseignement supérieur et de la recherche, et des règles administratives
- Connaissance des techniques d'élaboration de documents
- Connaissance des techniques d'accueil téléphonique et physique
- Connaissance des techniques de communicationConnaissance de la culture internet et des outils de communication collaborative (Teams)
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Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Prendre et rédiger des notes, comptes-rendus et documents de tous ordres
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point...) et numérique (Site Internet, Visioconférence...
- Appliquer la réglementation des domaines d'implication et respecter les procédures

Compétences comportementales :
- Réactivité, dynamisme et rigueur
- Autonomie
- Discrétion professionnelle et stricte respect de la confidentialité des informations traitées